Tổng quan về MRP / MRP II và tầm quan trọng trong hoạt động sản xuất doanh nghiệp

Hoạt động quản lý sản xuất bao gồm rất nhiều quy trình liên quan mật thiết với nhau. Trong đó, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và nguồn lực sản xuất diễn ra phức tạp; tốn nhiều thời gian để sản xuất và tạo ra sản phẩm. Ở giai đoạn này, nếu không theo dõi chặt chẽ có thể gây ra các vấn đề phát sinh như thiếu nguyên vật liệu, thiếu nhân sự… làm chậm hoặc trì hoãn tiến độ ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.  Để giải quyết vấn đề này, hiện nay các doanh nghiệp sản xuất hầu hết đều ứng dụng MRP / MRP II  hỗ trợ quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp tốt nhất tăng sức cạnh tranh và định hướng phát triển tương lai.

1.  Đôi nét về MRP / MRP II

MRP / MRP II (viết tắt của Manufacturing Resource Planning) đều được coi là tiền thân của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Đây là một quá trình trong đó doanh nghiệp, thường là nhà sản xuất, quản lý và tích hợp các phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. 

MRP (Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu) và MRPII  (Lập kế hoạch tài nguyên sản xuất) đều là chiến lược quy trình kinh doanh tích hợp thông tin gia tăng được thực hiện bằng các ứng dụng phần cứng, phần mềm mô đun được liên kết với cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ và cung cấp dữ liệu thông tin kinh doanh. Hệ thống MRP / MRP II đều giúp lập kế hoạch và tối ưu hóa dây chuyền sản xuất cho doanh nghiệp. Sau đây là một số định nghĩa để hiểu rõ hơn về MRP / MRP II: 

1.1. Định nghĩa MRP

MRP (lập kế hoạch yêu cầu vật liệu) là hệ thống công nghệ thông tin tích hợp sớm nhất, nhằm cải thiện năng suất cho doanh nghiệp bằng cách sử dụng máy tính và công nghệ phần mềm. MRP quản lý nguồn cung và hàng tồn kho tích hợp để ước tính số lượng nguyên liệu thô, duy trì mức tồn kho, lên lịch sản xuất và giao hàng.

Theo Wikipedia

 “MRP là một kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng để quản lý các quy trình sản xuất. Hầu hết các hệ thống MRP đều dựa trên phần mềm, nhưng cũng có thể tiến hành MRP bằng tay.”

Một hệ thống MRP về cơ bản được thiết kế để chuẩn hóa và tự động hóa các nhiệm vụ văn thư như nhập dữ liệu và liên lạc giữa các bộ phận. Nó thu thập dữ liệu trong doanh nghiệp và liên kết mọi thứ lại với nhau để mỗi bộ phận sẽ có thông tin cập nhật liên quan đến công việc của họ, cung cấp cái gọi là nguồn dữ liệu duy nhất. Người quản lý hàng tồn kho sẽ biết mức tồn kho và yêu cầu của họ, người lập kế hoạch sản xuất sẽ biết sản xuất bao nhiêu và khi nào có sẵn nguồn lực, kế toán có thể theo dõi dòng tiền và chi phí, …

1.2. Định nghĩa MRP II

Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) là một hệ thống thông tin tích hợp được sử dụng bởi các doanh nghiệp. Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) phát triển từ các hệ thống Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) ban đầu bằng cách tích hợp dữ liệu bổ sung, chẳng hạn như nhu cầu tài chính và nhân viên. Hệ thống này được thiết kế để tập trung, tích hợp và xử lý thông tin nhằm đưa ra quyết định hiệu quả trong lập kế hoạch, kỹ thuật thiết kế, quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí trong sản xuất.

Theo Wikipedia

“Lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (MRP II) được định nghĩa là một phương pháp để lập kế hoạch hiệu quả cho tất cả các nguồn lực của một công ty sản xuất. Lý tưởng nhất, nó giải quyết lập kế hoạch hoạt động trong các đơn vị, lập kế hoạch tài chính và có khả năng mô phỏng để trả lời các câu hỏi “cái gì – nếu” và mở rộng MRP vòng kín. Đây không chỉ là một chức năng phần mềm, mà là quản lý kỹ năng con người, đòi hỏi sự cống hiến cho độ chính xác của cơ sở dữ liệu và đủ tài nguyên máy tính. Đó là một khái niệm quản lý công ty tổng thể để sử dụng nguồn nhân lực và công ty hiệu quả hơn”

 1.3. Phân biệt MRP và MRP II

MRP II đã thay thế hiệu quả phần mềm MRP. Hầu hết các hệ thống MRP II cung cấp tất cả các chức năng của hệ thống MRP. Nhưng ngoài việc cung cấp lịch trình sản xuất tổng thể, hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) và theo dõi hàng tồn kho, MRP II còn cung cấp chức năng trong lĩnh vực hậu cần, tiếp thị và tài chính chung.

Đây là bảng so sánh một số tính năng và chức năng cơ bản của MRP và MRP II: 

2. Lợi ích và bất lợi của MRP / MRP II khi ứng dụng

Những tiến bộ trong công nghệ  đã cho phép các nhà quản lý dự án quản lý hiệu quả các nguồn lực thông qua lập lịch trình sản xuất trực quan và tự động. Cho dù doanh nghiệp đang sử dụng lập kế hoạch MRP / MRP II nó đều mang lại một lượng lợi ích đáng kể cho hoạt động sản xuất. Trước khi triển khai MRP / MRP II, có nhiều nhược điểm và ưu điểm khác nhau liên quan đến phần mềm sẽ được phân tích cụ thể sau đây:

2.1.  Đối với MRP

Ưu điểm

• Trong một doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất  thì công việc chính là sản xuất số lượng lớn, điều quan trọng là phải luôn cập nhật các quy trình sản xuất và nếu xảy ra lỗi thì sẽ có biện pháp xử lý ngay lập tức. MRP cho phép doanh nghiệp thực hiện điều đó
• Tính toán chi phí và thời gian của sản phẩm, đồng thời cung cấp một nền tảng chung để thực hiện theo đơn đặt hàng của khách hàng từ báo giá ban đầu cho đến khi giao hàng
• Hợp lý hóa khoảng không quảng cáo của mình và theo dõi chuyển động của kho, số sê-ri, lô hàng, … trong thời gian thực
• Người quản lý sản xuất hiểu rõ hơn về sự sẵn có của nguyên vật liệu và thời gian thực hiện cho các hoạt động sản xuất bao gồm lắp ráp, thử nghiệm sản phẩm, đóng gói, …
• Đảm bảo lập kế hoạch và mua vật liệu chính xác để đáp ứng nhu cầu theo quy định và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng bằng cách cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ các quy trình sản xuất, giúp tăng hiệu quả sản xuất và năng suất lao động
• Theo dõi loạt sản phẩm, quản lý mức chất lượng, theo dõi ngày hết hạn của vật liệu được sử dụng và minh bạch về các quy trình và tiêu chuẩn tổng thể

Nhược điểm

Cùng với một loạt các lợi ích mà hệ thống MRP có thể cung cấp, nó cũng có thể có những nhược điểm. Tuy nhiên, những điều này có thể được giảm thiểu bằng cách lập kế hoạch phù hợp cho quá trình thực hiện.

• Phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của dữ liệu đầu vào
• Cần đầu tư chi phí nhiều để thực hiện
• Thiếu linh hoạt trong kế hoạch sản xuất
• Xu hướng giữ nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết
• Ít khả năng hơn một hệ thống ERP tổng thể

2.2. Đối với MRP II

Ưu điểm

• MRPII phối hợp các nỗ lực sản xuất, kỹ thuật, thu mua, tiếp thị và nguồn nhân lực để đạt được một chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh chung cho doanh nghiệp
• Giúp các nhà quản lý dễ dàng phân tích và trả lời các câu hỏi phân tích về doanh số bán hàng ,..để được ra quyết định
• Sử dụng tốt hơn các nguồn tiếp thị, tài chính và nhân sự bên cạnh các nguồn lực vật chất nhà máy và thiết bị
• Có thể dễ dàng đưa các thay đổi vào hệ thống khi chúng phát sinh, chẳng hạn như xử lý các đơn đặt hàng gấp
• Chi phí tài nguyên được sử dụng hoặc xem xét sử dụng có thể chuyển đổi thành giá trị tiền tệ, do đó tạo thuận lợi cho việc lập ngân sách và kiểm soát ngân sách
• Phối hợp sản xuất với thu mua, tiếp thị và nguồn nhân lực trong các hoạt động như xác định thời gian giao hàng, sử dụng dự báo bán hàng để xác định ngân sách và lập kế hoạch tuyển dụng hoặc sắp xếp nhân sự

Nhược điểm

• Yêu cầu hồ sơ rõ ràng và nhập dữ liệu chính xác
• Chi phí đầu tư cao

3. Ứng dụng MRP vào trong doanh nghiệp

3.1. Ứng dụng MRP

MRP được ứng dụng trong các trường hợp sau:

• Giúp doanh nghiệp mức tồn kho. Xác định mức dự trữ hợp lý giảm thời gian chờ đợi nguyên vật liệu để sản xuất. Qua đó tránh các chi phí lãng phí cho việc lưu kho, vận chuyển,…
• Theo dõi sát sao tình trạng các nguyên vật liệu cho từng đơn đặt hàng của khách hàng
• Phân bổ thời gian sản xuất hợp lý để tối ưu thời gian, chi phí, nhân lực
• Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cho các đơn hàng trong tương lai

3.2. Quy trình ứng dụng MRP

Bước 1: Xác định các yếu tố liên quan

Trong quản lý sản xuất, MRP được thiết lập nhằm trả lời các câu hỏi:

• Cần những nguyên liệu, vật liệu gì để sản xuất?
• Số lượng là bao nhiêu?
• Khi nào cần và cần những loại nào?
• Thời gian giao hàng là khi nào?

Bước 2: Thu thập dữ liệu 

Để làm được điều này cần thu thập dữ liệu theo từ BOM (Lập kế hoạch nguyên vật liệu); MPS (Lập kế hoạch sản xuất tổng thể) và dữ liệu hàng tồn kho.

Bước 3: Đưa ra kế hoạch tổng quan

Sau khi hệ thống MRP xử lý dữ liệu từ 3 nguồn trên, nó cung cấp một bảng nhu cầu ròng về nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Trong đó, MRP nêu chi tiết những thông tin sau: Tình trạng đơn đặt hàng, lập kế hoạch nguyên vật liệu và đưa ra tiến độ trong công việc. Từ đó, giúp doanh nghiệp chủ động điều phối sản xuất, đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống.

4. Khi nào doanh nghiệp bắt đầu với MRP

MRP là giải pháp tốt dành cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Sau đây ATALINK xin chia sẻ thời điểm thích hợp bắt đầu với MRP

4.1. Các doanh nghiệp cần phần mềm quản lý sản xuất tổng thể

Những doanh nghiệp này thường đánh giá rất cao về bộ giải pháp quản trị sản xuất all – in – one. Theo đó MRP mang đến khả năng tích hợp liền mạch dữ liệu và quy trình của nhà máy, ví dụ như: Hệ thống điều hành sản xuất, giải pháp quản lý tiến độ sản xuất, giải pháp kế toán sản xuất giúp tự động hoạch định chi phí ngân sách dự án. Với các giải pháp tiêu biểu như: Oracle, SAP…

4.2. Các doanh nghiệp cần giải pháp đặc  thù chuyên ngành

Mỗi phòng ban, bộ phận chức năng của doanh nghiệp có những đặc thù riêng,MRP giúp giải quyết tốt cho các yêu cầu chuyên môn của họ, ví dụ như quản lý hàng tồn kho ở các giai đoạn lắp ráp, hỗ trợ tìm kiếm chức năng, giải pháp mới. Có khả năng giao tiếp, tích hợp với hệ thống phần mềm có sẵn của công ty.

4.3. Các doanh nghiệp sản xuất với quy mô nhỏ

Doanh nghiệp quy mô nhỏ thường hạn chế về ngân sách và nguồn lực. Do vậy họ thường hướng đến phần mềm MRP để giảm bớt chi phí.. Đảm bảo triển khai dễ dàng và nhanh chóng công việc của công ty. Một số doanh nghiệp tìm đến với giải pháp MRP mã nguồn mở miễn phí. Một số khác lại tập trung ứng dụng MRP vào nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp.

5. Tóm lược thông tin MRP / MRP II

5.1. Giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng tồn kho

MRP/MRP II được thực hiện chủ yếu thông qua phần mềm chuyên dụng, giúp đảm bảo sẵn hàng tồn kho phù hợp cho quy trình sản xuất vào đúng thời điểm cần thiết và với chi phí thấp nhất có thể.

5.2. Giúp cải thiện hiệu quả hoạt đông sản xuất

Như vậy, MRP / MRP II  cải thiện hiệu quả, tính linh hoạt và lợi nhuận của hoạt động sản xuất, nhân công và các yếu tố khác một cách hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu chi phí vật liệu và lao động.

5.3. Nhà sản xuất chủ động hơn

MRP / MRP II cũng giúp các nhà sản xuất chủ động hơn trong vấn đề sản xuất và nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời tốc độ thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng.Từ đó góp phần tăng trưởng doanh thu và ổn định.

Mặc dù nguyên tắc cơ bản của hệ thống MRP rất đơn giản, nhưng đối với một số doanh nghiệp là một thách thức không hề nhỏ bởi việc đào tạo và tham gia của nhân viên không đầy đủ,  không có đủ dữ liệu hoặc không chính xác, môi trường sản phẩm không phù hợp…dẫn đến ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất, quá trình cạnh tranh và tồn tại của doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô và nhu cầu sử dụng doanh nghiệp bạn có thể tham khảo một số gợi ý từ ATALINK để có được sự lựa chọn tốt nhất với các gói dịch vụ khác nhau.

Các gói dịch vụ tại Atalink

• B2B E-Commerce – Bán hàng hiệu quả và chuyên nghiệp, giúp mở rộng thị trường và nâng cao doanh thu
• Quản lý bán hàng – Quản lý bán hàng hiệu quả, giúp gia tăng doanh thu và lợi nhuận
• Quản lý mua hàng – Tối ưu hóa chi phí mua hàng giúp việc quản lý đơn hàng hiệu quả hơn
• Quản lý chuỗi cung ứng được thiết kế theo yêu cầu – Tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao giá trị cho doanh nghiệp với các tính năng được thiết kế riêng theo yêu cầu, nhiều tính năng khác “không giới hạn”

Chúng ta cam kết là đối tác chiến lược Win – Win, mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp  tối ưu quy trình và tiết kiệm thời gian với những thông tin dữ liệu vô cùng chính xác và hiệu quả.