7 Eleven – Mô hình chuỗi cung ứng “không hàng tồn kho” độc đáo nhưng hiệu quả

7-Eleven được thành lập vào năm 1927 tại Dallas, Texas (Mỹ) bởi J.C. Thompson với tên Southland Ice.
Hiện tại, 7 -Eleven đã trở thành gã khổng lồ thống trị chuỗi cửa hàng tiện với hơn 62,000 cửa hàng hiện diện tại 19 quốc gia. Và theo thống kê, cứ mỗi 2 giờ trên thế giới lại có một cửa hàng 7-Eleven xuất hiện.

Tuy nhiên ít ai biết rằng ngay khi quyết định bổ sung các mặt hàng tươi sống hằng ngày để kinh doanh tại cửa hàng vào năm 1994, 7-Eleven đã cho xây dựng một quá trình lên đơn hàng phức tạp và một mạng lưới phân phối cực kỳ chi tiết. Điều này được cho là “bất khả thi” ngay tại thời điểm đó. Và giống như ông vua bán lẻ ở Mỹ – Waltmart đã bị các nhà đầu tư kịch liệt phản đối về chiến dịch giá thấp nhất thì chiến dịch này của 7-Eleven cũng dính phải “hoài nghi” khi triển khai mô hình kinh doanh không hàng tồn kho. Cùng Atalink khám phá hành trình thành công bứt phá của 7 – Eleven với mô hình “nói không” với hàng tồn kho này nhé!

1. Mô hình độc đáo nhưng hiệu quả

Theo Thompson, mục đích của mô hình này chính là mang đến cho khách hàng thực phẩm tươi mỗi ngày thông qua hệ thống phân phối và vận chuyển tức thì. Để cung cấp thông tin chính xác nhất, mỗi quản lý cửa hàng 7-Eleven đều có hệ thống báo cáo đơn hàng và tồn kho, tất cả đều được cập nhật tức thì trên máy chủ của công ty vào 10h sáng hàng ngày. Các mặt hàng bổ sung sẽ được vận chuyển trong cùng một ngày. Sự phối hợp ăn ý giữa hệ thống vận tải, giữ cho hàng tồn kho bằng không được đánh giá là một sự sáng tạo xuất chúng của nhà quản trị chuỗi cửa hàng 7-Eleven. Cụ thể:

1.1 Chính sách hàng tồn kho:

Các cửa hàng được bổ sung hàng hóa ít nhất ba lần một ngày và điều này đảm bảo chất lượng hàng hóa gần như tuyệt đối khi tới tay người tiêu dùng, đặc biệt với mặt hàng thực phẩm tươi sống và bánh ngọt. Việc sắp xếp kệ hàng một cách khóa học, tận dụng tối đa không gian kệ cũng nằm trong tính toán của thương hiệu.

1.2 Trung tâm phân phối:

Hệ thống phân phối chặt chẽ chính là điểm mạnh của chuỗi cửa hàng tiện lợi này.

• Khi một cửa hàng đặt hàng, nó được truyền ngay đến nhà cung cấp cũng như trung tâm phân phối. Nhà cung cấp bắt đầu sản xuất theo yêu cầu các đơn đặt hàng ngay khi nhận được đơn hàng từ tất cả các cửa hàng, điều này có nghĩa là tất cả các nhà cung cấp dựa trên dự báo của họ về dữ liệu khách hàng thực tế từ đó, dẫn đến việc loại bỏ hiệu ứng ‘bullwhip’ (còn gọi là hiệu ứng cái roi da: theo đó lượng sản phẩm được sản xuất bởi các công ty luôn cao gấp nhiều lần lượng nhu cầu thực tế của thị trường).

• Đơn hàng sau đó được gửi bằng xe tải đến một trung tâm phân phối. Vì vậy, hàng hóa sẽ đến được các cửa hàng cần thiết – (chỉ cần giao hàng đúng hẹn). Chìa khóa để phân phối hiệu quả là một hệ thống phân phối kết hợp. Cửa hàng 7-Eleven tại Nhật Bản đã thành lập các trung tâm phân phối chung theo chủng loại và nhiệt độ sản phẩm tại từng khu vực. Có bốn loại trung tâm phân loại hàng hóa được kiểm soát nhiệt độ: thực phẩm đông lạnh, thực phẩm ướp lạnh, hàng nhạy cảm với nhiệt độ và thực phẩm nóng. Các món ăn nóng và nguội được giao ba lần một ngày và các sản phẩm ở nhiệt độ phòng được giao một lần một ngày. Các sản phẩm đông lạnh được giao 3-7 lần một tuần, tùy thuộc vào thời tiết. Tất cả việc giao hàng đều được thực hiện ngoài giờ cao điểm, giảm lưu lượng giao thông ảnh hưởng đến quá trình giao hàng.

Ngoài ra, công ty đã phát triển một hệ thống giao hàng sáng tạo có tên là “Giao hàng gộp”. Đây là một hình thức vận tải không dùng nhiều xe tải – vận chuyển nhiều đơn hàng bằng một chiếc xe tải duy nhất. Chiến lược này đã tiết kiệm chi phí vận chuyển, thuê mướn tài xế, nhân viên. Hàng tồn kho không cần lưu trữ tại các trung tâm phân phối, chỉ cần trung chuyển sản phẩm từ xe tải của nhà cung cấp đến xe tải giao hàng của 7-Eleven. Kết quả, số lượng xe tải giao hàng đã giảm đáng kể, từ 70 xe tải và chi nhánh mỗi ngày xuống còn 9.

• Nhân viên kho trung tâm của 7-Eleven phải luôn tuân thủ một bộ quy tắc nghiêm ngặt khi xử lý sản phẩm, với việc kiểm soát nhiệt độ trong suốt quá trình chuẩn bị, phân loại và vận chuyển. Xe tải được trang bị hệ thống nhiệt lạnh để bảo quản thực phẩm tốt nhất. Do đó, không khó hiểu khi 7-Eleven vượt trội so với các đối thủ khác trên thị trường khi cung cấp các sản phẩm ăn liền và bánh mì trong ngày mà vẫn đẳm bảo được độ tươi ngon của nó. Đến tận bây giờ, hệ thống phân phối của 7-Eleven vẫn được xem là hình mẫu lý tưởng cho các chuỗi cửa hàng tiện lợi.

1.3. Hệ thống cửa hàng

Hệ thống cửa hàng cũng là một trong những điểm mạnh của 7-Eleven với phương châm mở nhiều cửa hàng tập trung, chinh phục thị trường bằng “số lượng”. Sự xuất hiện của các cửa hàng vật lý tại các con phố, gần như sát nhau vừa tạo nhận thức cao về thương hiệu trong tâm trí khách hàng vừa rút ngắn thời gian phân phối hàng hóa. Cửa hàng gần nhau cũng giúp 7-Eleven tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự.

2. Cải tiến hệ thống đặt hàng

Một trong những điểm khác biệt trong chuỗi cung ứng của 7-Eleven là hệ thống đặt hàng tại mỗi cửa hàng. Công việc hàng ngày của người quản lý cửa hàng là kiểm tra mức tồn kho, kiểm tra ngày hết hạn và đánh dấu các sản phẩm dưới mức an toàn. Tất cả đều theo một bộ quy chuẩn chung cho toàn bộ hệ thống nhằm đảm bảo thông tin mà quản lý cửa hàng cung cấp, hoàn toàn không mang tính chủ quan. Hệ thống đặt hàng còn dựa vào doanh thu trong quá khứ để cung cấp dự báo bán hàng cho từng cửa tiệm riêng biệt, giảm thiểu tối đa tình trạng “cháy hàng”.

Ví dụ: Năm 2018, 7-Eleven thí điểm chương trình đặt hàng và nhận hàng trực tuyến tại một số địa điểm chọn lọc ở Dallas. Họ bổ sung nhiều danh mục hàng hóa hơn như: thực phẩm tươi sống, thực phẩm chế biến sẵn, rau củ, trái cây, bánh ngọt,… và cho phép người mua đặt hàng thông qua ứng dụng 7ElevenNow. Sự chuyển đổi kỹ thuật số này (chat bot, sinh trắc học, thanh toán trực tuyến) nhằm phục vụ những người tiêu dùng có nhu cầu nhưng không thể đến cửa hàng.

Những gì khách hàng cần, 7-Eleven không những có mà còn cung cấp một cách chu đáo, tiện lợi nhất. Do đó, thương hiệu này nhanh chóng trở thành một điểm đến lý tưởng. Không hàng tồn kho, thực phẩm sạch, tươi mới mỗi ngày!

3. Nâng cấp toàn bộ

3.1. Bộ đàm chỉ dẫn

Một chuỗi cung ứng phức tạp đồng nghĩa rủi ro xảy ra lỗi trong quá trình vận hành (gây ra bởi con người) là rất cao. Các trung tâm phân phối đã đầu tư vào tự động hóa, nhưng nhiều quy trình vẫn phải thực hiện thủ công. Nhân viên bốc xếp phải tự phân loại hàng hóa từ nhà cung cấp vào những thùng hàng theo những lộ trình một cách thuận tiện nhất. Để khắc phục tình trạng đó, 7- Eleven đã trang bị cho nhân viên của khâu phân loại hàng hóa một hệ thống cung cấp chỉ dẫn bằng âm thanh. Nó giống như bộ đàm có người hướng dẫn trực tiếp ở đầu dây bên kia. Người nhân viên chỉ cần đeo vào tai và thực hiện các thao tác theo chỉ dẫn, không còn phải vừa làm vừa đối chiếu qua giấy tờ dẫn đến sai sót.

Do đó, sản phẩm nào cần được bỏ vào thùng hàng cụ thể nào luôn được đọc trực tiếp vào tai nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ sở hữu “bộ đàm” riêng với người hướng dẫn riêng, vì vậy công việc luôn được thực hiện chính xác theo đúng sự phân công. Tuy nhiên các nhân viên cũng gặp khó khăn trong thời gian đầu vì họ chưa quen với “trợ lý” từ xa của mình, bọn họ làm việc độc lập và chỉ tuân thủ theo chỉ dẫn có sẵn.

3.2. Hệ thống dự báo nhu cầu

Hệ thống dự báo mua hàng của 7–Eleven được các chuyên gia đánh giá là có độ chính xác cao. Do sản phẩm của 7-Eleven bao gồm thực phẩm tươi sống như thịt, cá, trứng hoặc những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn nên nếu sản xuất dư thừa và không bán kịp thời điểm thực phẩm ở trạng thái tốt nhất, họ buộc phải tiêu hủy những mặt hàng bị hư hỏng và hàng hết hạn. Đây là một trong những lãng phí khác do dự báo nhu cầu kém. Do đó, việc giữ đúng số lượng sản phẩm trong kho là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Có 6 bước trong dự báo quy trình giúp công ty vận hành theo cách này:

3.2.1. Hiểu rõ mục tiêu:

Mục tiêu của công ty 7-Eleven là dự báo số lượng khách hàng, số lượng sản phẩm bán ra và phân loại các sản phẩm đó theo thứ tự.

3.2.2. Tích hợp lập kế hoạch và dự báo nhu cầu

7-Eleven là một chuỗi bán lẻ với rất nhiều mặt hàng đa dạng từ các nguồn khác nhau. Nếu dự báo trong một khoảng thời gian quá dài, sẽ không đảm bảo đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng. Chẳng hạn, khi chuyển sang mùa hè, nhu cầu về nước và nước giải khát sẽ tăng lên. Họ dự báo trong khoảng một đến hai tuần để biết được khách hàng đang ưa chuộng sản phẩm nào trong thời gian này. Đội bán hàng sẽ khảo sát khách hàng khi họ đến 7-Eleven, dữ liệu được thu thập chính xác sẽ giúp quản lý dự báo tốt hơn

3.2.3. Xác định yếu tố chính ảnh hưởng đến dự báo nhu cầu

Để dự đoán nhu cầu của khách hàng, 7-Eleven tập trung vào 4 yếu tố chính sau đây:

• Xu hướng: nắm bắt xu hướng thị trường để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 7-Eleven nhận thức được xu hướng khách hàng hiện nay thích trà chanh hơn cà phê, họ có thể gọi thêm trà để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Sự hài lòng của khách hàng: đo đạc và cải thiện để tăng khách hàng trung thành.
• Thói quen mua hàng: hiểu khách hàng để tập trung phát triển kênh bán hàng phù hợp.
• Giá cả: cung cấp lợi ích để khách hàng không bận tâm về giá.

3.2.4. Tìm hiểu và xác định phân khúc khách hàng

Có rất nhiều tệp khách hàng dành cho cửa hàng tiện lợi. 7 – Eleven phục vụ khách hàng trong độ tuổi từ 15 đến 25 tuổi. Đây là những người thích thử nghiệm những cảm giác mới và ăn nhiều bữa ăn khác nhau. Sự đa dạng của sản phẩm tại 7 – Eleven có thể đáp ứng điều này. Ngoài ra, họ tập trung vào đối tượng là nhân viên văn phòng vì họ không có nhiều thời gian nghỉ trưa và cần ăn nhanh để tiết kiệm thời gian.

3.2.5. Xác định kỹ thuật dự báo cách tiếp cận

7-Eleven sử dụng 02 mô hình dự báo là mô hình chuỗi thời gian và mô hình nhân quả để dự báo nhu cầu khách hàng

• Chuỗi thời gian chỉ đơn giản là một danh sách các điểm dữ liệu của biến được dự báo theo thời gian được thực hiện đều đặn.
• Mô hình nhân quả giả định rằng biến được dự báo có liên quan đến các biến khác trong môi trường.

3.2.7. Thiết lập các thước đo về hiệu quả hoạt động và sai số để dự báo.

7-Eleven sử dụng phương pháp định lượng do lượng khách hàng đến mua hàng tại các cơ sở kinh doanh đa dạng các mặt hàng mỗi ngày là rất lớn. Ngoài ra, 7- Eleven còn chú trọng xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ nhân viên đặc biệt là các chủ sở hữu cửa hàng. Bởi chính họ là những người đặt ra những quy định, điều hành cửa hàng sao cho phù hợp với bộ máy vận hành của cả tập đoàn. Mỗi cửa hàng là một mắt xích quan trọng giúp “cỗ máy” được hoạt động thống nhất theo đúng mục tiêu, định hướng

4. 7 Bài học “đắt giá” từ mô hình kiểu mẫu của 7 Eleven

Bài học có thể rút ra từ chuỗi cung ứng được coi là “hình mẫu” của 7 -Eleven là:

1. Đối với các mặt hàng thực phẩm có hạn sử dụng ngắn, quản lý kho vô cùng quan trọng góp phần trong việc nắm bắt thông tin hàng hóa dễ dàng, bảo quản thông minh và luân chuyển nhanh chóng. Nếu bạn có thể tính toán chính xác lượng hàng có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng hàng ngày và không cần tồn kho nhiều thì phải chắc chắn xây dựng được hệ thống giao hàng nhanh chóng và chuẩn xác. Đặc biệt cẩn trọng trong các vấn đề kiểm soát quy trình xuất kho và kiểm kê kho định kỳ. Việc huấn luyện đội ngũ trong kiểm soát chất lượng hàng hóa, tuân thủ quy trình nghiêm ngặt khi xuất – nhập kho cũng phải được chú trọng.
2. Xây dựng và phát triển hệ thống phân phối rõ ràng giúp rút ngắn thời gian cung ứng hàng hóa đến tay người tiêu dùng cũng như đảm bảo hàng hóa đủ đầy và luôn trong tình trạng “sẵn sàng” vận chuyển; tránh trường hợp ở cửa hàng này thiếu nhưng chi nhánh khác lại dư quá nhiều
3. Kiểm tra hệ thống đặt hàng mỗi ngày tại cửa hàng (số lượng hàng hóa, hạn sử dụng, định mức tồn kho) để lên kế hoạch hành động phù hợp.
4. Hệ thống phân tích thu mua, bán hàng, tồn kho và báo cáo thống kê theo thời gian thực rất quan trọng. Chúng không chỉ giúp chủ cửa hàng kiểm soát, theo dõi cửa hàng mà còn hỗ trợ dự đoán và ra quyết định kinh doanh chính xác
5. Đội ngũ nhân viên là “tài sản” quý giá của doanh nghiệp. Cải tiến công nghệ, đổi mới quy trình,… mà không chú trọng bồi dưỡng, đào tạo năng lực đội ngũ sẽ khiến doanh nghiệp vận hành không hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp bạn đang trăn trở các vấn đề về quản lý kho hàng thì liên hệ ngay với Atalink – Giải pháp Quản lý Kho hiệu quả giúp tăng 15% năng suất đội ngũ kinh doanh, giảm 10% chi phí hoạt động:

• Thông tin đơn hàng được cập nhật tức thời giữa các phòng ban, với nhà cung cấp và với khách hàng
• Giúp các nghiệp vụ từ nhập hàng đến xuất kho chính xác hơn, qua việc ghi nhận các tác vụ về kho theo thời gian thực
• Tối ưu vòng quay hàng tồn kho, định mức tồn kho
• Hiệu quả hơn về chi phí nhờ kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng của sản phẩm khi nhập, xuất kho