Supplier Base và cách tối ưu Supplier Base cho doanh nghiệp

Supplier Base (cơ sở cung ứng) là một khái niệm quen thuộc trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng. Tối ưu hóa cơ sở cung ứng thường là mục tiêu chính của bất kỳ người quản lý mua hàng nào trong doanh nghiệp. Trong bài viết sau, hãy cùng ATALINK tìm hiểu về Supplier Base cũng như phương pháp tối ưu hóa Supplier Base, đảm bảo cho doanh nghiệp làm việc với các nhà cung cấp hiệu quả nhất. 

1. Đôi nét về Supplier Base

Supplier Base (cơ sở cung ứng) được định nghĩa là một phần của mạng lưới cung ứng được quản lý bởi một công ty mua hàng. Công ty mua hàng còn được gọi là công ty đầu mối, quản lý các nhà cung cấp trong Supplier Base, thông qua các hợp đồng mua các bộ phận, vật liệu và dịch vụ.

Supplier Base có vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không quản lý tốt cơ sở cung ứng có thể dẫn đến những vấn đề như:

• Giảm cạnh tranh trên thị trường cung ứng
• Sự rời đi của nhà cung cấp làm giảm công suất khả dụng
• Các mối đe dọa đối với nguồn cung phát sinh
• Thiếu kiến ​​thức về diễn biến thị trường cung cấp và thông tin thị trường
• Không linh hoạt trong các điều khoản hợp đồng

2. Yếu tố tác động Supplier Base

Các yếu tố ảnh hưởng đến Supplier Base của doanh nghiệp bao gồm:

• Phạm vi mua hàng bao gồm cả hàng hóa và dịch vụ 
• Năng lực cốt lõi của đơn vị mua hàng 
• Yêu cầu đầu tư vào năng lực dài hạn của sản phẩm / dịch vụ 
• Rủi ro chuỗi cung ứng 
• Đầu tư hàng tồn kho 
• Khả năng ứng phó với các trường hợp khẩn cấp và thay đổi điều kiện thị trường 
• Hành động mua sắm ngắn hạn hoặc hợp tác dài hạn
• Các yếu tố khác như trách nhiệm xã hội đối với ngành công nghiệp địa phương 
• Sở thích của khách hàng
• Yêu cầu bồi thường được quy định trong hợp đồng của đơn vị mua hàng với bên thứ ba

3. Cách thức tối ưu Supplier Base cho doanh nghiệp

3.1. Tối ưu Supplier Base là gì?

Tối ưu hóa Supplier Base là một chiến lược được sử dụng để giảm số lượng nhà cung cấp mà bạn làm việc cùng, đặc biệt là những nhà cung cấp không hoạt động hoặc hạn chế hợp tác. Bằng cách này, các tổ chức có thể dành nhiều thời gian làm việc với nhà cung cấp. 

Tối ưu hóa cơ sở cung ứng hiệu quả có thể giúp giảm chi phí, cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, hiệu suất và cộng tác của nhà cung cấp tốt hơn, đồng thời tăng doanh thu.

Đối với các doanh nghiệp có quá nhiều nhà cung cấp, phương pháp để tối ưu Supplier Base bao gồm:

• Tập trung mua hàng vào một số nhà cung cấp có năng lực và hiệu quả về chi phí 
• Yêu cầu kiểm soát chi phí và quy trình mua sắm 
• Tạo niềm tin cho các nhà cung cấp để đầu tư dài hạn 
• Khuyến khích đổi mới và cải tiến liên tục 
• Nâng cao giá trị của thông tin quản lý 
• Tối ưu hóa rủi ro trong chuỗi cung ứng

3.2. 6 bước để tối ưu hóa Supplier Base thành công

Qua những thông tin trên, bạn đã biết sự quan trọng của việc quản lý và tối ưu Supplier Base. Vậy doanh nghiệp bắt đầu thực hiện điều đó như thế nào? 

Tối ưu hóa Supplier Base yêu cầu một kế hoạch chiến lược để bạn có thể giảm số lượng nhà cung cấp mà bạn hiện có và dành nhiều thời gian hơn cho những đơn vị đang gia tăng giá trị cho tổ chức. ATALINK xin trình bày 6 bước triển khai tối ưu hóa Supplier Base dưới đây:

Bước 1: Phân tích các nhà cung cấp hiện tại của bạn 

Điều đầu tiên bạn cần làm là phân tích chi tiêu hiện tại của nhà cung cấp, khả năng kinh doanh và hiệu suất của bạn. Hãy xem ba hoặc bốn quý vừa qua và đánh giá các yếu tố như: 

• Ngày phát sinh đơn đặt hàng cuối cùng
• Hàng tồn kho hiện tại 
• Lead Time
• Điều khoản thanh toán
• Xếp hạng hiệu suất cung cấp

Bước 2: Xác định tiêu chí lựa chọn của bạn

Khi bạn đã phân tích các nhà cung cấp hiện tại của mình, hãy xác định những nhà cung cấp nào bạn muốn tiếp tục hợp tác. Đây là một bước quan trọng và nên được ưu tiên hàng đầu. 

Tiêu chí lựa chọn có thể bao gồm chất lượng sản phẩm, quy trình, khả năng đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, chính sách hoạt động và chứng nhận. Các tiêu chí này đều dựa trên mục tiêu quan trọng nhất đó là chọn ra nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo thời gian yêu cầu với mức giá hợp lý.

Bước 3: Theo dõi hiệu suất hoạt động của nhà cung cấp 

Trong một khoảng thời gian, hãy theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp của bạn so với KPI đã đặt ra. Các dữ liệu này bao gồm: đơn đặt hàng có chính xác hay không, thời gian giao hàng, thời gian phản hồi và báo giá, …

Bước 4: Hợp lý hóa Supplier Base của bạn 

Khi bạn hợp lý hóa Supplier Base của doanh nghiệp, bạn sẽ giảm số lượng nhà cung cấp đang hoạt động và từ đó sẽ tối ưu hóa chi phí của công ty. Hãy xem chi tiêu hiện tại, khả năng cũng như hoạt động và hiệu suất tổng thể của nhà cung cấp. Từ đó, xác định ai là nhà cung cấp có giá trị nhất. 

Bước 5: Tạo một kế hoạch chuyển tiếp 

Khi bạn đã hợp lý hóa Supplier Base của mình, có thể bạn sẽ cần được đội ngũ lãnh đạo phê duyệt. Lúc này hãy lên một kế hoạch chuyển đổi nhà cung cấp thật kỹ lưỡng bao gồm các mốc thời gian, ngân sách và sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng. 

Bạn cũng cần đảm bảo các thỏa thuận bằng văn bản từ bất kỳ nhà cung cấp mới nào hoặc hiểu xem có bất kỳ điều khoản hợp đồng nào đã thay đổi với các nhà cung cấp hiện tại hay không. Đảm bảo truyền đạt rõ ràng kế hoạch này tới đội ngũ lãnh đạo của công ty để mọi người đều thống nhất trong suốt giai đoạn chuyển tiếp.

Bước 6: Quản lý nhà cung cấp 

Giờ đây, việc quản lý nhà cung cấp sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn có thể yêu cầu một số nhà cung cấp xem xét các quy trình nội bộ của họ hoặc ký lại hợp đồng với họ. Làm quen với các nhà cung cấp của bạn cho phép bạn cải thiện tính minh bạch, đàm phán giao dịch, xây dựng lòng tin và tối ưu hóa Supplier Base của bạn cùng một lúc.

4. Tổng kết

Mặc dù chuỗi cung ứng liên tục thay đổi, nhưng có một điều không thay đổi là doanh nghiệp luôn muốn các sản phẩm chất lượng cao được giao đến khách hàng trong một thời gian hợp lý với một mức giá hợp lý. Doanh nghiệp cần tận dụng tối đa các nguồn lực của mình để quản lý Supplier Base hiệu quả, tiết kiệm chi phí, có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.

Hiện nay, công nghệ thông tin được coi là một trong những giải pháp hữu hiệu để tối ưu hóa việc quản lý Supplier Base. Nhờ vào các ứng dụng mua hàng thông minh, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chặt chẽ các hoạt động đánh giá, lựa chọn cũng như tạo dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp. 

Sàn thương mại điện tử B2B Atalink –  cầu nối giữa Doanh nghiệp với Nhà cung cấp và Khách hàng. Chúng tôi đồng hành cùng Doanh nghiệp và sở hữu những tính năng vượt trội: 

Quản lý mua hàng

• Mua sắm sản phẩm chất lượng cao, giá cả cạnh tranh
• Đảm bảo tính xác thực, công bằng và minh bạch xuyên suốt quá trình mua hàng
• Tạo dựng, duy trì bền vững mối quan hệ với nhà cung cấp
• Truy cập các báo cáo phân tích về xu hướng chi tiêu
  

Quản lý bán hàng

• Quản lý hoạt động bán hàng từ khi nhận được yêu cầu báo giá đến bước hoàn thành thủ tục và ký hợp đồng
• Quản lý hoạt động đáp ứng yêu cầu của khách hàng, hiệu suất công việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh
• Tình trạng hợp tác với khách hàng hiện hành, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng
• Báo cáo phân tích bán hàng, dự đoán doanh thu và nhu cầu về sản phẩm

Hãy liên hệ ATALINK ngay hôm nay để được chúng tôi tư vấn giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!