Quản lý danh mục sản phẩm mua – bước đầu tiên để tối ưu toàn bộ quy trình mua hàng doanh nghiệp
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, danh mục sản phẩm đóng vai trò quan trọng. Đây là nơi tập hợp tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu mà doanh nghiệp cần mua sắm để phục vụ sản xuất – kinh doanh. Nếu không được quản lý khoa học và chuẩn hóa, dữ liệu danh mục có thể trở thành nguyên nhân chính dẫn đến những sai lệch trong dự trù chi phí, tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, sai sót trong hạch toán kế toán và mất kết nối giữa các bộ phận nội bộ.
Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục vấn đề trên, giải pháp quản lý mua hàng Atalink với tính năng quản lý danh mục sản phẩm mua chính là một công cụ thiết yếu trong hệ thống quản lý mua hàng hiện đại, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu hàng hóa, nâng cao năng lực kiểm soát và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong mọi khâu của quy trình mua hàng.
Bộ tính năng nổi bật giúp quản quản lý danh mục sản phẩm hiệu quả
Khởi tạo và đồng bộ danh mục sản phẩm nhanh chóng, chính xác
Doanh nghiệp có thể tạo mới hoặc nhập liệu danh mục sản phẩm mua từ các nguồn dữ liệu có sẵn một cách linh hoạt. Toàn bộ quá trình khởi tạo được hỗ trợ bởi nền tảng dữ liệu gốc về sản phẩm có sẵn trên hệ thống Atalink, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận sử dụng chung dữ liệu như: mua hàng, kho vận, kế toán.
Phân loại sản phẩm theo đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp
Hệ thống cho phép phân loại sản phẩm theo nhiều cấp bậc (cho phép quản lý đến 5 cấp bậc) như nhóm hàng, loại sản phẩm, thương hiệu, chức năng sản phẩm,… Mỗi doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các nhóm phân loại này sao cho phù hợp với thực tế vận hành của mình. Việc phân loại chặt chẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và quản lý từng mặt hàng một cách khoa học.
Quản lý nhiều đơn vị tính và hỗ trợ quy đổi theo đơn vị tính chung của DN
Trong môi trường vận hành thực tế, cùng một sản phẩm có thể được mua theo nhiều đơn vị tính khác nhau ( thùng, hộp, chai,…). Giải pháp quản lý mua hàng Atalink hỗ trợ thiết lập đơn vị tính chính và các đơn vị tính quy đổi kèm theo. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tính toán, quy đổi giữa các đơn vị khi phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tính chính xác khi kiểm kê, mua hàng hoặc lập báo cáo chi phí.
Quản lý thông tin truy xuất nguồn gốc như mã vạch, lô hàng và hạn sử dụng
Tính năng này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, kinh doanh hàng tiêu dùng, thực phẩm hoặc dược phẩm vì mỗi sản phẩm đều có thể được gắn mã vạch, số lô, số series, ngày sản xuất, ngày hết hạn. Hệ thống tự động cảnh báo hàng hóa sắp hết hạn hoặc đến hạn loại bỏ khỏi danh mục mua hàng, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tồn kho chặt chẽ và bảo đảm chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Cảnh báo tồn kho và dự báo vi phạm định mức
Giải pháp quản lý mua hàng của Atalink giúp doanh nghiệp thiết lập các ngưỡng tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng loại sản phẩm. Khi mức tồn kho thực tế vượt hoặc xuống dưới ngưỡng cho phép, hệ thống sẽ tự động phát cảnh báo. Điều này hỗ trợ bộ phận mua hàng chủ động lên kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa gây lãng phí.
Tự động hóa quy trình kế toán theo từng sản phẩm
Với mỗi sản phẩm, doanh nghiệp có thể thiết lập sẵn các tài khoản kế toán mặc định. Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, hệ thống sẽ tự động định khoản và cập nhật vào sổ sách kế toán theo quy chuẩn đã thiết lập. Việc này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình đối chiếu số liệu, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng ban kế toán.
Lợi ích khi áp dụng tính năng quản lý danh mục sản phẩm mua
Tính năng quản lý danh mục sản phẩm của Giải pháp quản lý mua hàng Atalink mang lại những lợi ích rõ ràng và thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (doanh thu từ 50 đến 1.000 tỷ đồng), hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau:
- Chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa, đảm bảo tính chính xác, đồng nhất giữa các bộ phận sử dụng chung hệ thống
- Nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí và lập kế hoạch mua hàng
- Tối ưu tồn kho, hạn chế dư thừa và giảm chi phí lưu kho
- Hỗ trợ tự động hóa kế toán, tăng độ chính xác và rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ
- Tăng tốc độ vận hành của toàn bộ quy trình mua hàng, đặc biệt trong môi trường B2B yêu cầu sự linh hoạt và độ chính xác cao
Việc quản lý danh mục sản phẩm không đơn thuần là lưu trữ thông tin hàng hóa. Đây là một phần quan trọng trong quy trình quản trị mua hàng và tối ưu vận hành doanh nghiệp. Khi dữ liệu sản phẩm được chuẩn hóa, đồng bộ và kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro trong mua sắm, nâng cao độ chính xác trong báo cáo chi phí, đồng thời tăng cường khả năng phối hợp giữa các phòng ban và với đối tác thương mại theo thời gian thực.
Với hệ thống quản lý danh mục sản phẩm mua được tích hợp trong phần mềm quản lý mua hàng hợp nhất Atalink, doanh nghiệp không chỉ xây dựng được nền tảng dữ liệu mua hàng hiệu quả mà còn từng bước tiến tới mô hình vận hành tinh gọn, minh bạch và bền vững. Đây là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ quản trị mua hàng chuyên sâu, hướng đến tối ưu hiệu suất và sẵn sàng mở rộng quy mô trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Tìm hiểu thêm về Phần mềm Quản lý mua hàng Atalink để khám phá toàn bộ tính năng giúp doanh nghiệp quản trị mua hàng hiệu quả, giảm rủi ro quản trị, giảm chi phí vận hành.
——————————————————-
ATALINK – Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất
✪ Website: www.atalink.com
✪ LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/atalink-scm/
✪ Youtube: https://www.youtube.com/@ATALINK
✪ Email: contact@atalink.vn
✪ Hotline: 1800 555 540 (Miễn phí)
#Atalink #Quantrichuoicungunghopnhat#SCM #SupplyChainManagement#QuanlyMuaHang #QuanlyDonBanhangB2B #QuanlyKho #QuanlySanXuat #TaichinhKetoan #SangiaodichTMĐTB2B
Đọc thêm:
Phần mềm quản lý mua hàng – Giảm rủi ro quản trị, giảm chi phí vận hành