Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp (DN) B2B trong các lĩnh vực thương mại, sản xuất hoặc xuất nhập khẩu, dù đã hoạt động trên 3 năm và đạt doanh thu từ 50 tỷ đến 1.000 tỷ đồng mỗi năm, vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Những thách thức đó lại càng nghiêm trọng hơn nếu DN vẫn còn quản lý chuỗi cung ứng bằng phần mềm kế toán kết hợp với phương pháp quản lý thủ công.
Phần mềm kế toán – Cần, nhưng chưa đủ!
Phần mềm kế toán là lựa chọn phổ biến hỗ trợ DN kiểm soát dòng tiền, quản lý doanh thu – chi phí và đáp ứng yêu cầu báo cáo thuế. Tuy nhiên, việc cố gắng dựa vào công cụ này để quản lý toàn bộ các hoạt động như mua hàng, đơn bán hàng B2B, sản xuất và kho vận chẳng khác nào “xây lâu đài cát dưới cơn sóng dữ”.
Cách tiếp cận này bộc lộ nhiều điểm yếu nghiêm trọng: Giảm hiệu quả vận hành, gia tăng chi phí, suy yếu năng lực cạnh tranh, và trở thành rào cản lớn trong quá trình phát triển bền vững. Hãy cùng phân tích kỹ hơn các điểm yếu này dưới đây.
Tương tác nội bộ kém hiệu quả: Gián đoạn, chậm chạp và không đồng bộ
Thực trạng vận hành rời rạc, kém hiệu quả: Điểm “nhức nhối” tích tụ mỗi ngày
Một bức tranh vận hành đầy rối ren và kém hiệu quả khi DN vẫn sử dụng phần mềm kế toán và quản lý thủ công, vốn không đáp ứng được các nghiệp vụ liên quan đến quản lý đơn bán hàng B2B, kho vận, sản xuất, mua hàng.
Việc quản lý danh mục sản phẩm, chính sách giá và các chương trình khuyến mãi rời rạc, không đồng nhất; quá trình tiếp nhận và xử lý đơn bán hàng bị kéo dài, quản lý đơn hàng không được thực hiện đầy đủ và chính xác, cùng với việc thiếu công cụ kiểm soát chặt chẽ đối với hoạt động của đội ngũ bán hàng, làm giảm khả năng tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
Không chỉ vậy, các quy trình xử lý hóa đơn, thanh toán và công nợ chồng chéo, dữ liệu phân mảnh khiến việc theo dõi tình trạng thanh toán và công nợ trở nên khó khăn, làm tăng nguy cơ thất thoát tài chính và ảnh hưởng đến mối quan hệ với các đối tác thương mại. Thậm chí, DN chậm / không thu hồi được công nợ vì khách hàng chiếm dụng vốn, khiến DN đối mặt với áp lực dòng tiền.
Không có sự kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn kho dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và tiến độ giao hàng, làm tăng chi phí vận hành. Việc thiếu hệ thống cảnh báo và dự báo tồn kho hiệu quả khiến DN không thể tối ưu hóa tồn kho, từ đó không đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.
Việc chỉ sử dụng phần mềm kế toán và quản lý thủ công còn khiến DN khó theo dõi tiến độ sản xuất, bị động trong kiểm soát nguyên vật liệu,đồng thời thiếu dữ liệu về hao hụt và năng suất để tối ưu hóa hiệu quả sản xuất.
Mặt khác, việc tìm kiếm, so sánh, đàm phán, đánh giá và lựa chọn NCC diễn ra chậm chạp và thiếu cơ sở dữ liệu, cho đến việc nắm bắt tiến độ đơn mua hàng kém hiệu quả…, tất cả đều bị mắc kẹt trong những quy trình rời rạc và thủ công. Chi phí mua hàng tăng vượt ngân sách, thất thoát ngầm diễn ra liên tục.
Ngoài ra, thiếu hệ thống báo cáo và phân tích mạnh mẽ khiến ban lãnh đạo không có cái nhìn tổng thể về hiệu suất hoạt động của công ty và các đối tác thương mại. Những quyết định chiến lược vì thế trở nên chậm chạp, thiếu chính xác, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của DN.
Dòng chảy thông tin tắc nghẽn, giao tiếp đứt đoạn
- Hình thành các “ốc đảo” dữ liệu: Khi các bộ phận trong DN vận hành độc lập để xử lý các nghiệp vụ đặc thù, dữ liệu bị cô lập trong từng phòng ban. Điều này gây ra sự thiếu liên kết, làm cho quy trình vận hành chung của DN trở nên chậm chạp, gián đoạn, ảnh hưởng đến tốc độ ra quyết định, gây chậm trễ và thiếu chính xác trong các quyết định quan trọng
- Yếu kém trong việc phối hợp liên phòng ban: Dữ liệu bị phân tán, cập nhật chậm và thiếu liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận; khiến việc giao tiếp trở nên rời rạc, thời gian xử lý kéo dài, gây lãng phí tài nguyên; từ đó làm giảm hiệu quả vận hành và giảm khả năng cạnh tranh của DN
Dữ liệu manh mún và sai lệch: Nỗi đau trong quản lý dữ liệu DN
- Việc nhập liệu trùng lặp (không cần thiết) diễn ra liên tục giữa các phòng ban: Mỗi bộ phận tự nhập liệu cho phòng ban của mình mà không có sự liên kết và chia sẻ dữ liệu đồng bộ với các bộ phận khác. Điều này dẫn đến tình trạng trùng lặp trong việc nhập liệu, làm lãng phí thời gian và công sức của nhân viên, khi mỗi bộ phận phải thực hiện lại những công việc giống nhau mà không thể tận dụng dữ liệu đã có
- Phá vỡ tính toàn vẹn và tính nhất quán của dữ liệu: Dữ liệu trở nên manh mún, thiếu sự đồng bộ và không thống nhất giữa các bộ phận, phòng ban. Tình trạng dữ liệu sai lệch, thất thoát, chồng chéo và trùng lặp ngày càng gia tăng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính toàn vẹn và nhất quán của thông tin trong DN. Sự thiếu kết nối này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc, mà còn khiến cho việc đưa ra quyết định và phân tích trở nên khó khăn và không chính xác. Kết quả là, DN phải đối mặt với chi phí cao do việc phải sửa chữa dữ liệu sai sót, đồng thời tạo ra các rủi ro tiềm ẩn đối với các hoạt động vận hành và chiến lược phát triển bền vững
Nhập liệu thủ công: “Kẻ phá hoại” tính chính xác và tốc độ xử lý công việc
- Rủi ro sai sót dữ liệu tăng cao: Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến các sai sót nghiêm trọng như sai lệch thông tin khách hàng, đơn hàng, tồn kho, hay hóa đơn đầu vào, v.v, làm suy yếu chất lượng dữ liệu của chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định kinh doanh quan trọng
- Làm chậm quy trình và giảm hiệu quả công việc: Quá trình nhập liệu thủ công không chỉ kéo dài thời gian xử lý thông tin mà còn làm gián đoạn dòng chảy của chuỗi cung ứng. Các tác vụ lặp lại gây quá tải cho nhân viên, giảm sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến giảm năng suất và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của đội ngũ
Thiếu cơ sở dữ liệu chính xác trong dự báo nhu cầu và quản lý rủi ro
- Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Phần mềm kế toán không có khả năng phân tích sâu sắc các xu hướng tiêu thụ và biến động thị trường, dẫn đến những dự báo nhu cầu thiếu chính xác. Điều này không chỉ làm chậm quá trình ra quyết định mà còn giảm khả năng thích ứng linh hoạt của DN trước những thay đổi trong chuỗi cung ứng
- Rủi ro không được kiểm soát: Thiếu cơ sở dữ liệu tích hợp và toàn diện khiến phần mềm kế toán không thể giúp DN nhận diện và theo dõi các yếu tố rủi ro tiềm ẩn, khiến DN trở nên bị động và gặp khó khăn khi phải ứng phó với các tình huống khẩn cấp hoặc thay đổi bất ngờ
Không bắt kịp sự thay đổi của doanh nghiệp
Hạn chế khả năng mở rộng khi DN phát triển: Phần mềm kế toán không đủ linh hoạt để xử lý khối lượng công việc gia tăng và các yêu cầu phức tạp của chuỗi cung ứng, dẫn đến tình trạng trì trệ trong quá trình mở rộng quy mô, làm giảm hiệu suất vận hành và cản trở DN tăng trưởng
Công cụ rời rạc: “Gánh nặng” cho chuỗi cung ứng
Để phát triển nhanh chóng và bền vững, các DN trên cần có giải pháp hiệu quả giúp quản lý chuỗi cung ứng thay vì chỉ dựa vào phần mềm kế toán và quản lý thủ công. Các công cụ rời rạc này có nhiều hạn chế về khả năng tùy biến và tích hợp, tạo thành rào cản lớn khi DN muốn tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Hạn chế khả năng tùy biến (Customization): Phần mềm kế toán thiếu tính linh hoạt để điều chỉnh theo các quy trình đặc thù hoặc yêu cầu báo cáo riêng của DN. Điều này gây khó khăn trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đáp ứng nhu cầu vận hành đặc thù
- Hạn chế khả năng tích hợp (Integration) và chậm bắt kịp ứng dụng công nghệ: Phần mềm kế toán khó tích hợp với các hệ thống khác như CRM, HRM…, làm giảm hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. Đồng thời, việc chậm thích ứng với công nghệ hiện đại khiến DN bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm năng lực cạnh tranh và khó phát triển bền vững
Kém hiệu quả trong tương tác với các Đối tác thương mại: Lỗ hổng “chí mạng” trong quản lý chuỗi cung ứng
Tương tác với các đối tác thương mại: Rời rạc, kém hiệu quả (và mệt mỏi!)
Tưởng tượng DN bạn có hàng trăm NCC, NPP và khách hàng DN. Mỗi ngày, đội ngũ của bạn thực hiện việc trao đổi, đàm phán, yêu cầu báo giá, báo giá, gửi thư chào hàng, thông tin đơn hàng … cho từng đối tác thương mại qua hàng loạt nền tảng khác nhau: từ email, phần mềm chat, tin nhắn điện thoại, đến các cổng thông tin nội bộ, …
Tình huống này không chỉ khiến công việc trở nên hỗn loạn mà còn tạo ra một khối lượng công việc khổng lồ cho nhân viên. Các cuộc trao đổi và giao dịch không được quản lý tập trung, mà phân tán qua từng kênh giao tiếp riêng biệt. Điều này gây mất thời gian, giảm hiệu quả công việc và dễ dẫn đến những sai sót không đáng có. Nhân viên phải “chạy đua” với thông tin, tiếp nhận hàng trăm yêu cầu và phản hồi từ các đối tác mà không có hệ thống để ghi nhớ và tra cứu lại lịch sử giao dịch.
Hệ quả là gì? Dữ liệu tương tác và giao dịch không được lưu trữ một cách có hệ thống, mọi thông tin đều bị phân mảnh, khó tiếp cận và không mang tính kế thừa. Thông tin phụ thuộc vào bộ nhớ và nỗ lực của nhân viên, gây ra rủi ro về sai sót, thiếu chính xác. Ngoài ra, các tình huống khẩn cấp hay thay đổi từ các đối tác lại càng trở nên khó xử lý vì thiếu sự đồng bộ trong việc quản lý thông tin.
Điều này không chỉ khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng mà còn gây khó khăn lớn trong việc duy trì mối quan hệ thương mại bền vững và hiệu quả.
Đàm phán kém hiệu quả
Lịch sử tương tác không được lưu trữ trên hệ thống: Việc không lưu trữ lịch sử tương tác với các đối tác thương mại gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin (khi cần thiết), làm mất tính kế thừa dữ liệu và gây ra tình trạng phụ thuộc vào nhân viên. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính liên tục trong công việc mà còn giảm hiệu quả thương thảo, không tối ưu được ngân sách và ngăn cản việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững với đối tác
Đánh giá đối tác thương mại thiếu chiều sâu
- Trước hợp tác – Thiếu dữ liệu tin cậy để đánh giá đối tác thương mại: Không có công cụ đánh giá các yếu tố quan trọng như chất lượng cung cấp sản phẩm / dịch vụ, sức khỏe tài chính hay điểm rủi ro tín dụng khiến DN gặp khó khăn trong việc lựa chọn đối tác phù hợp
- Trong quá trình hợp tác – Thiếu công cụ theo dõi tình hình hoạt động theo thời gian thực: Việc thiếu công cụ theo dõi và giám sát tình hình hoạt động của các đối tác thương mại theo thời gian thực khiến DN không thể nắm bắt kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác. Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong việc đưa ra các quyết định, phản hồi không kịp thời với đối tác và khó khăn trong việc điều chỉnh chiến lược hợp tác khi cần thiết. Đồng thời, thiếu sự chủ động trong việc quản lý tiến độ và chất lượng công việc có thể làm giảm hiệu quả hợp tác và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của DN
- Thiếu công cụ đánh giá tổng thể các đối tác thương mại: Việc thiếu hệ thống phân tích mạnh mẽ khiến DN gặp khó khăn trong việc đánh giá, phân loại và xác định các đối tác thương mại quan trọng, từ đó không thể xây dựng chiến lược quản lý quan hệ đối tác hiệu quả và phù hợp
Bất cập trong theo dõi tiến độ và quản lý đơn hàng
- Khó khăn trong theo dõi tiến độ và tình trạng đơn hàng: Do thiếu khả năng nắm bắt tình trạng đơn hàng nhanh chóng và chính xác theo thời gian thực, DN gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý đơn hàng cũng như đưa ra các quyết định kịp thời, làm chậm trễ quy trình xử lý công việc và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng
- Khó khăn trong việc quản lý đơn hàng tập trung, bảo mật: Việc quản lý các đơn hàng tập trung và bảo mật trở nên khó khăn khi thiếu công cụ hỗ trợ theo dõi và giám sát tức thời. Điều này làm giảm khả năng kiểm soát, tăng nguy cơ rủi ro trong quá trình thực hiện đơn hàng
Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và quản lý công nợ
Phần mềm kế toán thường chỉ hỗ trợ ghi nhận số liệu mà không cung cấp công cụ theo dõi và quản lý thanh toán, công nợ theo thời gian thực. Điều này dẫn đến việc thông tin về thanh toán và công nợ bị phân tán hoặc cập nhật chậm trễ, gây khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ thu hồi công nợ một cách chính xác và minh bạch.
Việc thiếu chức năng cảnh báo và theo dõi tình trạng thanh toán chi tiết khiến DN dễ bỏ sót các khoản phải thu hoặc thanh toán chưa hoàn tất, dẫn đến công nợ chậm thu hồi hoặc bị chiếm dụng vốn. Kết quả là DN phải chịu áp lực dòng tiền nghiêm trọng, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thanh toán chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.
Thiếu hệ thống quản lý phản hồi khách hàng: Chậm chạp trong việc cải tiến sản phẩm và dịch vụ
Bên cạnh đó, DN không có hệ thống để thu thập và quản lý phản hồi của khách hàng, khiến việc cải thiện sản phẩm / dịch vụ trở nên chậm chạp, không tối ưu được trải nghiệm khách hàng. Hệ quả là DN không thể dự báo chính xác nhu cầu thị trường, xu hướng và thay đổi trong thị hiếu của khách hàng, từ đó bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Thách thức trong lập kế hoạch cung ứng hàng hóa
Khó khăn trong lập kế hoạch cung ứng hàng hóa: Việc thiếu khả năng chia sẻ dữ liệu bán hàng và tồn kho theo thời gian thực giữa DN và các mắt xích trong chuỗi cung ứng tạo ra trở ngại lớn trong việc xây dựng kế hoạch cung ứng chủ động. Từ đó làm giảm hiệu quả vận hành và hạn chế khả năng phát triển bền vững của cả DN và toàn chuỗi cung ứng.
Làm thế nào DN của bạn cộng hưởng năng lực các phòng ban để nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận? Tìm hiểu ngay giải pháp tại đây.
✪ Email: contact@atalink.vn