 là quá trình xác định các cân nhắc về chi phí ngoài đơn giá, vận chuyển và dụng cụ){kind=link}
Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) là gì và có tầm quan trọng như thế nào trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp? Bài viết sau đây ATALINK sẽ giúp doanh nghiệp hiểu một cách chi tiết và rõ nét hơn về các khái niệm, vai trò cũng như các lưu ý để xây dựng tổng chi phí sở hữu hiệu quả cho doanh nghiệp.
1. Hiểu về Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership)
1.1. Định nghĩa
Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) là quá trình xác định các cân nhắc về chi phí ngoài đơn giá, vận chuyển và dụng cụ. Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp xác định và đo lường các thành phần chi phí khác nhau liên quan đến một mặt hàng đã mua. Trong nhiều trường hợp, bao gồm các chi phí liên quan đến việc giao hàng trễ, chất lượng kém hoặc các hình thức không thực hiện khác của nhà cung cấp.
Theo Wikipedia:
“Tổng chi phí sở hữu là một ước tính tài chính nhằm giúp người mua và chủ sở hữu xác định chi phí trực tiếp và gián tiếp của một sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là một khái niệm kế toán quản trị có thể được sử dụng trong kế toán chi phí đầy đủ hoặc thậm chí kinh tế học sinh thái, nơi nó bao gồm các chi phí xã hội.”
Tổng chi phí sở hữu (TCO) là chi phí để mua một mặt hàng cộng với chi phí để vận hành nó trong suốt vòng đời hữu ích của nó. Tức là xem xét tổng chi phí mà một doanh nghiệp sẽ phải chịu để vận hành một tài sản, chứ không chỉ là chi phí mua lại trả trước.
Chi phí vận hành bao gồm bảo trì, cài đặt, triển khai, thời gian ngừng hoạt động trong quá trình cài đặt / triển khai, đào tạo cần thiết để sử dụng tài sản, xử lý, cấp phép và nâng cấp. Khi tính toán chi phí hoạt động, điều quan trọng là điều chỉnh chi phí trong tương lai thành giá trị hiện tại, có tính đến giá trị của tiền và thời gian của chi phí. Đồng thời, doanh nghiệp nên trừ đi giá trị còn lại vào cuối vòng đời của tài sản.
Hầu hết các doanh nghiệp lớn quyết định mua hàng và đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố chi phí ngoài đơn giá, vận chuyển và dụng cụ. Thông thường, những chi phí này có thể được chia thành bốn loại lớn:
- Giá mua: Số tiền trả cho nhà cung cấp cho sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị quan trọng.
- Chi phí mua sắm: Tất cả các chi phí liên quan đến việc mang lại sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị vốn đến địa điểm của khách hàng.
- Chi phí sử dụng:Chi phí sử dụng là chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng và duy trì một sản phẩm, dịch vụ hoặc tài sản. Đây là các chi phí liên quan đến việc vận hành, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và tái sử dụng sản phẩm.
- Chi phí cuối vòng đời sản phẩm: Tất cả các chi phí phát sinh khi một sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị hết tuổi thọ sử dụng được, tổng số tiền nhận được từ bán sản phẩm còn lại hoặc thiết bị tùy từng trường hợp.
1.2. Vai trò của tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) trong hoạt động của doanh nghiệp
Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) rất quan trọng khi so sánh các lựa chọn đầu tư vốn để đánh giá giá trị tốt nhất. Các doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi bỏ qua Tổng chi phí sở hữu (TCO) và chỉ tập trung vào chi phí trả trước khi đánh giá các khoản đầu tư vốn.
Sau đây là một số ảnh hưởng của tổng chi phí sở hữu đến hoạt động doanh nghiệp:
- Giúp đưa ra quyết định tốt hơn vì nó xác định tất cả các chi phí liên quan đến quyết định quản lý cung ứng và chi phí liên quan đến việc nhà cung cấp không thực hiện. Chênh lệch chi phí so với kế hoạch kết quả có thể được phân tích để xác định nguyên nhân của phương sai. Hành động khắc phục sau đó có thể ngăn chặn các vấn đề tiếp theo.
- Giúp doanh nghiệp hiểu được các chi phí gián tiếp, chẳng hạn như phí bảo trì, hỗ trợ và giấy phép, sẽ cộng lại trong vòng đời của sản phẩm
- Phân tích khả năng tồn tại của các giao dịch kinh doanh hoặc mua hàng tiềm năng trong thời gian dài. Phân tích này cung cấp cái nhìn sâu sắc về giải pháp nào sẽ mang lại ROI tích cực và hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh. Nó cũng giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng cho những bất ngờ về tài chính
2. Xây dựng Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership)
Xây dựng mô hình tổng chi phí sở hữu (TCO) không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nó yêu cầu đầu vào từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp và sự hiểu biết thấu đáo về quy trình trong toàn bộ vòng đời.
Các bước sau đây phải được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các chi phí được nắm bắt một cách chính xác:
- Bước 1. Lập bản đồ quy trình và phát triển các danh mục tổng chi phí sở hữu
Xây dựng bản đồ quy trình từ thời điểm một nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị vốn được xác định trong suốt quá trình vòng đời. Các hoạt động mà doanh nghiệp xác định sẽ giúp phát triển các danh mục TCO rộng rãi.
- Bước 2. Xác định các yếu tố chi phí cho từng loại
Sử dụng bản đồ quy trình làm hướng dẫn, xác định các yếu tố chi phí phụ tạo nên từng danh mục tổng chi phí sở hữu.
- Bước 3. Xác định cách đo lường từng yếu tố chi phí
Các số liệu phải được xác định để định lượng từng yếu tố chi phí đã được xác định trong bước 2.
Ví dụ: Để định lượng chi phí tìm nguồn lao động, tỷ lệ hàng giờ của mỗi cá nhân thực hiện hoạt động tìm nguồn cung ứng và lượng thời gian phân bổ hoặc sẽ phân bổ để thực hiện cần được biết chi tiết.
- Bước 4. Thu thập dữ liệu và định lượng chi phí
Đây là công việc khó khăn và tốn thời gian nhất trong các bước. Hãy thu thập dữ liệu cho từng số liệu được xác định trong bước 3 và định lượng chi phí tương ứng. Điều này yêu cầu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các cuộc phỏng vấn, khảo sát, hệ thống A/P (các khoản phải nợ khác nhau mà doanh nghiệp bắt buộc phải trả trong một khoảng thời gian nhất định) và các cơ sở dữ liệu nội bộ khác.
Nếu thông tin từ cơ sở dữ liệu nội bộ được sử dụng, hãy đảm bảo xác thực các số liệu. Lỗi đầu vào đôi khi có thể gây ra các số liệu được tạo bởi các cơ sở dữ liệu này là không chính xác.
- Bước 5. Xây dựng lịch trình chi phí
Xây dựng một mốc thời gian chi phí cho độ dài của vòng đời. Đặt từng yếu tố chi phí được định lượng ở bước 4 vào khoảng thời gian thích hợp. Sau đó tính toán tổng số cho từng khoảng thời gian như trong ví dụ.
- Bước 6: Đưa chi phí về giá trị hiện tại
Việc tính toán giá trị hiện tại cho phép các quyết định được đưa ra dựa trên số tiền hiện tại. Giá trị của đồng tiền được sử dụng vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai sẽ phụ thuộc vào chi phí vốn của doanh nghiệp.
Để tính giá trị hiện tại, cần xác định chi phí vốn của doanh nghiệp từ bộ phận tài chính. Sau đó tính giá trị hiện tại của mỗi tổng trong dòng thời gian chi phí bằng cách sử dụng bảng giá trị hiện tại hoặc công cụ tài chính của doanh nghiệp. Tổng các giá trị hiện tại cho mỗi khoảng thời gian thể hiện tổng chi phí sở hữu.
3. Lưu ý về tính toán Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership)
3.1. Các yếu tố cần cân nhắc
Các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét trước khi xây dựng một mô hình tổng chi phí sở hữu như sau:
- Xây dựng tổng chi phí chủ sở hữu có thể là một hoạt động tốn kém và tốn nhiều thời gian.
- Đảm bảo có được sự đồng ý của quản lý cấp cao trước khi bắt tay vào TCO chính thức.Tổng chi phí chủ sở hữu sẽ làm cho việc thu thập dữ liệu dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt nếu phỏng vấn nhiều người từ các bộ phận khác nhau của tổ chức.
- Làm việc theo nhóm: Điều này sẽ làm giảm đáng kể thời gian cần thiết để thu thập dữ liệu các hoạt động, có thể được phân phối giữa các thành viên trong nhóm
- Tập trung vào những chi phí lớn trước: Dành thời gian dài để định lượng các yếu tố chi phí nhỏ sẽ chỉ trì hoãn quyết định, mà trong hầu hết các trường hợp sẽ không bị chúng tác động
- Đảm bảo có được ước tính thực tế về vòng đời. Một vòng đời quá ngắn hoặc quá dài có thể dẫn đến một quyết định sai lầm
- Cho dù doanh nghiệp đánh giá tùy chọn mua hàng hay đưa ra quyết định thuê ngoài, TCO mô hình sẽ đảm bảo rằng quyết định đúng đắn được đưa ra, đặc biệt là từ góc độ chi phí
- Khi xem xét tìm nguồn cung ứng toàn cầu, doanh nghiệp hãy xem xét tất cả các yếu tố lao động, chất lượng, hậu cần và chi phí nhập khẩu liên quan đến toàn bộ chuỗi cung ứng
3.2. Chi phí cơ hội
Chi phí cơ hội được định nghĩa là chi phí của phương án thay thế tốt nhất tiếp theo. Điển hình chi phí cơ hội bao gồm doanh thu bị mất, năng suất bị mất và thời gian chết. Việc không có các chi phí này trong một phân tích có thể dẫn đến một quyết định hoàn toàn khác và có thể là một quyết định sai lầm. Trong một vài trường hợp, quản lý thu mua có thể đưa ra quyết định, chủ yếu dựa trên giá cả.
4.Tóm lược
Nếu doanh nghiệp tính toán được tổng chi phí sở hữu và sử dụng chi phí này làm căn cứ xác định phương án mua thích hợp nhất, điều này đóng góp đáng kể nâng tổng mức lợi nhuận ngắn hạn. Quan trọng hơn, tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) sẽ đảm bảo tổng mức lợi nhuận dài hạn. Việc nhận thức đúng đắn về tổng chi phí sở hữu giúp nhà quản lý doanh nghiệp tính toán toàn diện hơn khi tìm nguồn hàng.
Để tổng chi phí sở hữu đạt hiệu quả, tiết kiệm sức lực, thời gian, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ đắc lực của các giải pháp công nghệ. ATALINK là giải pháp quản trị chuỗi cung ứng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. ATALINK giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tìm kiếm nguồn cung ứng cũng như khách hàng, giúp tăng tối đa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để biết thêm thông tin chi tiết doanh nghiệp có thể truy cập vào website: https://vietnam.atalink.com/