Six Sigma là hệ thống quản lý và cải tiến chất lượng hiện đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đem lại những hiệu quả đáng chú ý. Điều đó có thể khiến bạn rất tâm đắc và muốn ứng dụng hệ thống này vào doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, rất nhiều bạn chưa hiểu rõ Six Sigma là gì và ứng dụng hệ thống này ra sao. Bài viết sau đây ATALINK sẽ giới thiệu những thông tin hữu ích nhất về Six Sigma.
1. Đôi nét về Six Sigma
1.1. Định nghĩa của Six Sigma
Six Sigma (6 Sigma hay 6σ) là phương pháp sử dụng số liệu thống kê để phân tích nhằm tìm ra lỗi, xác định nguyên nhân và xử lý lỗi với mục tiêu thực hiện công việc mà không (hay gần như không) có sai lỗi hay khuyết tật.
Bằng cách sử dụng phương pháp thống kê Six Sigma đếm số lỗi phát sinh trong một quy trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục, đưa số lỗi phát sinh về càng gần mức “không lỗi” càng tốt. Khi quy trình tồn tại không quá 3 đến 4 lỗi (hay khuyết tật) trên mỗi một triệu sản phẩm được xem là đạt tiêu chuẩn của Six Sigma.

1.2. Nguồn gốc của Six Sigma
Six Sigma bắt nguồn từ một khái niệm về chuẩn đo lường do nhà toán học người Đức Carl Friedrich Gauss đưa ra khi giới thiệu về mô hình phân bố chuẩn. Nghiên cứu khác của Walter Shewhart về độ dao động của sản phẩm lại cho thấy mức dao động 3 Sigma so với giá trị trung bình là một quá trình đòi hỏi sự điều chỉnh.
Sau đó người ta đã sử dụng nhiều chỉ tiêu đo lường khác, từ đó hình thành nên một khái niệm mà Bill Smith – một kỹ sư cơ khí của Motorola sử dụng, đó là “Six Sigma”. Sau này Six Sigma được Motorola đăng ký bản quyền.
1.2. Lợi ích của Six Sigma
Six Sigma không phải là một hệ thống chứng nhận chất lượng hay một hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001. Bản chất của việc ứng dụng Six Sigma là đầu tư cải tiến quy trình kinh doanh để ngăn lỗi xảy ra thay vì tập trung vào tìm các giải pháp tạm thời để xử lý các sản phẩm lỗi.
Six Sigma là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng bằng cách giảm thiểu lỗi, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh, góp phần giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận
Không chỉ được các tập đoàn lớn ưa chuộng, Sigma mang lại lợi ích cho tất cả các doanh nghiệp, kể cả những doanh nghiệp nhỏ đang bắt đầu xây dựng quy trình kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích chính Six Sigma mang lại cho doanh nghiệp của bạn:
- Six Sigma giúp giảm chi phí sản xuất và chi phí quản lý: bằng cách giảm tỷ lệ lỗi, Six sigma giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nhân công. Nhờ đó giảm bớt chi phí trên từng đơn vị sản phẩm và gia tăng lợi nhuận. Bên cạnh đó nhờ tiết kiệm thời thời gian xử lý lỗi để dành cho các hoạt động đem lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp
- Six Sigma đem đến cho doanh nghiệp những khách hàng trung thành: nhờ giảm được tỷ lệ lỗi, những sản phẩm mà khách hàng nhận được sẽ là những sản phẩm tốt nhất. Điều này đáp ứng được yêu cầu, kỳ vọng và gia tăng sự hài lòng của khách hàng, từ đó hình thành lòng trung thành của họ đối với doanh nghiệp.

- Six Sgima giúp rút ngắn thời gian của chu kỳ kinh doanh, đảm bảo giao hàng đúng hẹn: Six Sigma loại trừ hầu hết các vấn đề nảy sinh trong quá trình sản xuất, vì thế quy trình sẽ được hoàn tất nhanh hơn và giúp đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn và đều đặn.
- Six Sigma giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng hơn: Khi doanh nghiệp của bạn đã thành công trong việc loại trừ các nguồn gây lỗi và tạo lập quy trình đạt chuẩn Six Sigma bạn sẽ hiểu rõ về những nguy cơ tiềm tàng khi triển khai các dự án mở rộng quy mô sản xuất. Nhờ đó bạn dễ dàng hạn chế các vấn đề phát sinh và nhanh chóng giải quyết nếu xảy ra sự cố.
- Six Sigma thay đổi tích cực văn hóa doanh nghiệp: Không chỉ đem lại hiệu quả về mặt kỹ thuật, Six Sigma còn đề cao yếu tố con người. 6 Sigma trang bị cho nhân viên những công cụ có hệ thống để tìm ra những giải pháp để giải quyết vấn đề một cách dễ dàng hơn, giúp nhân viên gắn kết với doanh nghiệp hơn.
2. Công cụ và kỹ thuật sử dụng trong Six Sigma
Six Sigma là phương pháp hữu hiệu trong việc giảm sai lỗi đồng thời là cơ sở quan trọng để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để áp dụng thành công Six Sigma ? Hãy cùng ATALINK tìm hiểu về những công cụ và kỹ thuật thường được sử dụng trong Six Sigma để việc triển khai đạt hiệu quả tối ưu nhé.
2.1. Công cụ
Có 7 công cụ thường được sử dụng trong Six Sigma gồm:
- Sơ đồ nhân quả (Cause and Effect Analysis): biểu diễn mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gây ra kết quả đó. Chất lượng không ổn định thường do rất nhiều các nguyên nhân gây ra, sử dụng sơ đồ nhân quả giúp bạn dễ dàng xác định được nguyên nhân gây ra những vấn đề về chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình.
- Lưu đồ (Flowchart): Lưu đồ là một loại sơ đồ trong đó các bước công việc được mô tả ngắn gọn trong các loại hình hộp khác nhau và được nối với nhau bằng các mũi tên thể hiện tuần tự thực hiện của quá trình. Lưu đồ cho bạn thấy bức tranh tổng thể do đó bạn dễ dàng nắm bắt toàn bộ quá trình mà không mất quá nhiều thời gian đọc toàn bộ tài liệu.
- Biểu đồ Pareto (Pareto Chart): Theo nguyên lý Pareto, khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Vận dụng nguyên lý này, biểu đồ Pareto là công cụ dùng để sắp xếp các vấn đề cần quản lý theo thứ tự quan trọng của chúng. Thông qua công cụ này, bạn sẽ xác định được những nguyên nhân then chốt ảnh hưởng đến vấn đề và tập trung xử lý trước. Bên cạnh đó, biểu đồ Pareto còn được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các cải tiến.
- Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram): Cho phép bạn đánh giá trực quan sự phân bố của các số liệu thu được, giá trị trung bình và khoảng dao động của dữ liệu, nhận biết nhanh chóng nếu có biến động bất bình thường. Từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá được trạng thái của quá trình sản xuất hay sản phẩm như thế nào để có thể đề ra những biện pháp phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra một cách kịp thời.
- Phiếu kiểm tra (Check Sheet): Là các biểu mẫu đơn giản dùng để thu thập và ghi chép lại dữ liệu của doanh nghiệp một cách có hệ thống. Phiếu kiểm tra là công cụ đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao, tùy thuộc vào đối tượng và mục đích sử dụng mà có thể linh hoạt thiết kế các nội dung của phiếu cho phù hợp.

- Biểu đồ phân tán (Scatter Plot): là một biểu đồ biểu hiện mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp đánh giá được sự ảnh hưởng và phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tố. Từ đó đưa ra phương án giải quyết các vấn đề tối ưu nhất.
- Biểu đồ kiểm soát (Control Chart): là công cụ giúp người dùng theo dõi sự biến động của chất lượng sản phẩm và quy trình trong một khoảng thời gian nhất định. Biểu đồ kiểm soát thường dùng để dự đoán, đánh giá sự ổn định của quy trình, kiểm soát, phát hiện các dấu hiệu bất thường và xác định khi nào cần điều chỉnh quy trình. Ngoài ra, biểu đồ kiểm soát cũng được ứng dụng để đánh giá hiệu quả sự cải tiến của quy trình.
2.2. Kỹ thuật
Six Sigma có 6 kỹ thuật chính, đó là:
- Động não (Brainstorming): Là phương pháp được sử dụng để khai thác và tìm ra cách giải quyết cho một vấn đề hay ra các ý tưởng và tạo ra những cách sáng tạo để tiếp cận một vấn đề thông qua các cuộc thảo luận nhóm. Kỹ thuật này thường được sử dụng trong giai đoạn “cải tiến” của phương pháp DMAIC

- Ý kiến của khách hàng (Voice of the Customer): Là quy trình được sử dụng để ghi nhận “tiếng nói của khách hàng” hay nói cách khác là những phản hồi về trải nghiệm và mong đợi của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Kỹ thuật này tập trung vào việc nắm bắt nhu cầu của khách hàng, để xác định thêm vấn đề cần giải quyết nhằm mục đích mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Kỹ thuật này được sử dụng trong giai đoạn “xác định” của phương pháp DMAIC.
- Hệ thống 5S (The 5S System): 5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5 bước trong 5S là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.
- Cải tiến liên tục (Kaizen hay Continuous Improvement). Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản đề cao hoạt động làm việc tập thể, kỹ thuật này đặc biệt hữu ích cho lĩnh vực sản xuất. Trong kỹ thuật này toàn bộ nhân viên ở tất cả các bộ phận được xem như động cơ của doanh nghiệp, cùng nhau làm việc tạo nên năng lượng mạnh mẽ trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Động cơ đó sẽ liên tục được cải tiến, sẵn sàng thay đổi ngay khi nhận thấy những điểm kém hiệu quả để cải thiện quá trình sản xuất và đạt được những mục tiêu chung.
- Đối chuẩn (Benchmarking) là kỹ thuật thiết lập một tiêu chuẩn đo lường từ đó so sánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác có lĩnh vực hoạt động tương tự hoặc giữa những bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Đối chuẩn có thể được thực hiện trong doanh nghiệp để:
- Đánh giá các quy trình hoặc bộ phận quan trọng (điểm chuẩn nội bộ)
- So sánh các lĩnh vực hoạt động hoặc chức năng tương tự với các công ty hàng đầu trong ngành (điểm chuẩn chức năng)
- So sánh các sản phẩm và dịch vụ tương tự với sản phẩm và dịch vụ của đối thủ cạnh tranh (điểm chuẩn cạnh tranh)
Kỹ thuật Benchmarking được thực hiện liên tục nhằm đánh giá và tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thực tiễn từ đó giúp cải tiến sản phẩm / dịch vụ của mình.

- Ngăn ngừa lỗi (Poka-yoke hay Mistake Proofing) là kỹ thuật ngăn ngừa khả năng xảy ra lỗi. Kỹ thuật này được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện và kịp thời loại bỏ các sai lỗi hay những điểm kém hiệu quả.
3. Quy trình triển khai Six Sigma cho doanh nghiệp
Six Sigma sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm ra những sai lệch và giải quyết vấn đề và DMAIC là quy trình cơ bản nhất để áp dụng Six Sigma vào hầu hết các loại hình doanh nghiệp. DMAIC bao gồm 5 bước thực hiện như sau:
- D – Define (Xác định): Quá trình Six Sigma bắt đầu với cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm. Ở bước đầu tiên này doanh nghiệp sẽ nhận định về nhu cầu khách hàng và các yêu cầu chất lượng quan trọng cần có ở sản phẩm và dịch vụ. Sau đó thiết lập mục tiêu và đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp, từ đó xây dựng nên kế hoạch thực hiện.
- M – Measure (Đo lường): Là giai đoạn tập trung thu thập dữ liệu, sử dụng các công cụ phù hợp để đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các lỗi.
- A – Analyze (Phân tích): Đây là quá trình doanh nghiệp đánh giá để tìm ra yếu tố biến đổi. So sánh giữa kết quả thực hiện ở hiện tại với mục tiêu kế hoạch để đánh giá hiệu quả của quy trình. Ở bước này doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp và phương án dự phòng.
- I – Improve (Cải tiến): Là lúc xác định giải pháp cải tiến quy trình. Ở bước này bạn sẽ đánh giá xem các yếu tố tác động đến hiệu quả quy trình như thế nào và xác định mối quan hệ giữa các yếu tố đó. Thiết lập dung sai cho quy trình, nghĩa là những sai số so với mục tiêu ở mức chấp nhận được. Từ đó doanh nghiệp có thể bám sát quy trình và đưa ra quyết định bổ sung hoặc thay đổi các yếu tố mà vẫn đảm bảo được hiệu quả quy trình
- C – Control (Kiểm soát): Là kế hoạch giám sát và kiểm soát đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra ban đầu, tránh đi sai định hướng.
4. Nguyên tắc triển khai Six Sigma
Khái niệm Six Sigma có một mục tiêu đơn giản nhưng cũng là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp muốn hướng tới – cung cấp hàng hóa và dịch vụ gần như hoàn hảo để chuyển đổi kinh doanh nhằm đạt được sự hài lòng tối ưu của khách hàng. Để áp dụng thành công Six Sigma bạn cần ghi nhớ 5 nguyên tắc chính sau đây của Six Sigma.
- Nguyên tắc thứ nhất: Luôn hướng tới khách hàng
“Khách hàng là thượng đế” – đó gần như là triết lý kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Mục tiêu hàng đầu là mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng. Một doanh nghiệp cần hiểu khách hàng của mình, nhu cầu của họ, điều gì thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc lòng trung thành và thiết lập tiêu chuẩn chất lượng, quy trình dựa trên dựa trên nhu cầu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng và thị trường.
- Nguyên tắc thứ hai: Đánh giá dữ liệu và quản lý dựa trên thực tế
Xây dựng quy trình và đánh giá những bước chưa hiệu quả và các vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp cần giải quyết hay chuyển đổi. Xác định rõ ràng các mục tiêu của việc thu thập dữ liệu, bao gồm xác định dữ liệu cần thu thập, lý do thu thập dữ liệu này là gì, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu đã được tiêu chuẩn hóa.
Doanh nghiệp cũng cần xác định xem dữ liệu đã thu thập có giúp đạt được các mục tiêu hay không, có cần được điều chỉnh hay bổ sung không. Trả lời được các câu hỏi này giúp bạn xác định và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Nguyên tắc thứ ba: Quản trị chủ động
Hệ phương pháp Six Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý khiếm khuyết nhằm tăng độ chính xác của quy trình – chủ động để ngăn ngừa, chứ không để mặc các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.
Vì thế khi đã xác định được vấn đề, doanh nghiệp cần ra quyết định về những thay đổi và cải tiến để loại bỏ các hoạt động có hiệu quả thấp, hợp lý hóa các chức năng để đạt được mục tiêu kiểm soát chất lượng và hiệu quả.
- Nguyên tắc thứ tư: Cộng tác không có rào cản
Six Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn, cải tiến các hoạt động làm việc nhóm xuyên suốt giữa tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm cả theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
Six Sigma góp phần đẩy mạnh các cơ hội hợp tác khi các nhân viên hiểu được vai trò của mình trong một bức tranh tổng thể và có thể nhận biết sự phụ thuộc lẫn nhau trong chuỗi các hoạt động của quy trình để tiến tới mục tiêu chung.

- Nguyên tắc thứ năm: Đảm bảo một môi trường linh hoạt
Bản chất của Six Sigma là chuyển đổi và thay đổi kinh doanh. Muốn thay đổi một quy trình bị lỗi hoặc chưa hiệu quả đòi hỏi sự thay đổi trong cách làm việc và cách tiếp cận của nhân viên. Toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi một cách dễ dàng để đảm bảo việc triển khai dự án.
Do đó các quy trình nên được thiết kế để có thể áp dụng nhanh chóng và liền mạch. Cuối cùng, doanh nghiệp cần chú ý đến kiểm tra, đánh giá định kỳ và điều chỉnh các quy trình khi cần thiết để chiếm được lợi thế cạnh tranh.
5. Tổng kết
Six Sigma là một phương pháp để cải thiện hiệu suất bằng cách loại bỏ lãng phí một cách có hệ thống và giảm biến thể dựa trên nỗ lực hợp tác của nhóm. Áp dụng hệ thống Six Sigma đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như giảm các lỗi của quy trình, tăng hiệu suất và cải thiện lợi nhuận, tinh thần nhân viên và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Khi áp dụng hệ phương pháp Six Sigma thì việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để thu thập và phân tích số liệu có vai trò đặc biệt quan trọng. Số liệu càng đầy đủ và chính xác thì phân tích đánh giá càng chuẩn xác, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp tối ưu nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để hỗ trợ cho việc áp dụng Six Sigma tại doanh nghiệp mình, ATALINK chính là địa chỉ bạn cần.
ATALINK là sàn thương mại điện tử B2B sẽ doanh nghiệp của bạn:
- Thực hiện các nghiệp vụ mua hàng – bán hàng nhanh chóng và hiệu quả
- Tăng cơ hội tiếp cận và làm việc với nhà cung cấp, khách hàng tiềm năng trên hệ thống
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, với khách hàng
- Giúp doanh nghiệp quản lý và tương tác với đội ngũ mua hàng, bán hàng một cách hiệu quả
- Tăng tính xác thực và minh bạch trong công tác quản trị chuỗi cung ứng
- Giúp giảm đáng kể chi phí nhân sự và chi phí mua hàng bằng các quy trình hiện đại
- Kết nối mạnh mẽ, nhanh chóng với các tổ chức, cá nhân. Từ đó, mở rộng cơ hội hợp tác giao thương và tăng giá trị cho doanh nghiệp
- Quảng bá hoạt động, tin tức, hình ảnh của doanh nghiệp đến đúng đối tượng
Hãy liên ngày với ATALINK tại đây: https://vietnam.atalink.com/ để nhận được những tư vấn tận tâm nhất từ chúng tôi.