Trang chủThiết bị văn phòngThiết bị khácTìm hiểu A-Z hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ doanh...

Tìm hiểu A-Z hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ doanh nghiệp

Hệ thống tổng đài điện thoại giúp cho việc giao tiếp, liên lạc giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty thuận lợi hơn. Để tiến hành lắp đặt hệ thống phù hợp với sử dụng của doanh nghiệp trước tiên chúng ta nên tìm hiểu những thông tin tổng quát về hệ thống này. Bài viết dưới đây của ATALINK có thể sẽ hữu ích cho những doanh nghiệp đang có nhu cầu lắp hệ thống tổng đài đấy!


1. Hệ thống tổng đài điện thoại là gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ có tên tiếng anh là Private Automatic Branch Exchange là một hệ thống được thiết lập nhằm mục đích giúp cho các phòng ban, bộ phận trong một công ty, doanh nghiệp có thể liên lạc với nhau trao đổi thông tin quan trọng trong nội bộ công ty, doanh nghiệp. Việc sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ như vậy giúp cho việc liên lạc giữa nhân viên với nhân viên, giữa giám đốc và nhân viên có thể trao đổi, kết nối mà không cần mất nhiều thời gian như gặp mặt trực tiếp.

Hiểu theo nghĩa khác thì hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm giúp các thiết bị đầu và cuối thực hiện các cuộc gọi liên lạc nội bộ với nhau hoặc thực hiện gọi đến một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp mạng như VNPT, Viettel, FPT …

Server tong dai dien thoai
                                                        Panasonic KX-TEA308

                                                                                                              Nguồn: https://business.panasonic.com.vn/

Đặc biệt, đối với những công ty có quy mô lớn, số lương nhân viên đông thì việc sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ là vô cùng cần thiết. Ngoài ra số điện thoại tổng đài của công ty còn giúp khách hàng dễ liên hệ và kết nối khi có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty doanh nghiệp đó.

Một số công ty, doanh nghiệp kinh doanh trong những trường hợp dưới đây rất cần thiết trong việc lắp hệ thống điện thoại nội bộ:

  • Kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, … đặc biệt trong lĩnh vực khách sạn hệ thống tổng đài điện thoại giúp công tác chăm sóc khách hàng được chất lượng hơn.
  • Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có mở nhiều chi nhánh, văn phòng giao dịch và cần thiết cho việc liên hệ giữa các chi nhánh, văn phòng này một cách nhanh chóng, không phải đến tận nơi để trao đổi những thông tin đơn giản.
  • Doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ với tính bảo mật cao. Tính cần thiết của việc liên lạc nội bộ, giữa các bộ phận, phòng ban với nhau
  • Hệ thống tổng đài cần thiết cho công tác chăm sóc khách hàng, thực hiện việc tư vấn, hoạt động bán hàng qua điện thoại

 

Server tong dai dien thoa
                                                   Panasonic KX-NSX2000

                                                                                                              Nguồn: https://business.panasonic.com.vn/

2. Cấu tạo hệ thống đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại có cấu tạo gồm các phần như sau:

  • Máy tổng hay tổng đài đóng vai trò của bộ trung tâm chuyên xử lý và thực hiện chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số … đến những vị trí cần liên lạc.
  • Đường trung kế là đường line bưu điện được lắp đặt từ nhà cung cấp mạng điện thoại
  • Các máy nhánh bao gồm tất cả các điện thoại bàn ở các phòng ban, máy in, máy fax … được thiết kế lắp đặt trong công ty, doanh nghiệp
  • Hộp cáp là nơi tập trung các dây tín hiệu, hộp này dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… giúp cho việc bảo trì, bảo dưỡng có thể dễ dàng thự hiện hơn, tránh cho các dây kết nối bị hư hỏng do những tác nhân môi trường gây ra.

Với cấu tạo chặt chẽ của hệ thống giúp cho việc liên lạc trong nội bộ có thể thực hiện tốt hơn.

3. Nguyên lý hoạt động hệ thống tổng đài điện thoại

Nguyên lý hoạt động của hệ thống tổng đài cũng khá đơn giản, cụ thể như sau:

Khi đường trung kế nhận được tín hiệu cuộc gọi từ bên ngoài, máy tổng sẽ tiếp nhận tín hiệu và sẽ xử lý như sau: Máy nhánh sẽ đổ chuông trực tiếp và người trực máy nhánh đó chỉ cần nhận cuộc gọi hoặc tổng đài sẽ phát câu hướng dẫn nhằm hướng dẫn khách hàng chọn phím bấm mà có thể liên hệ đến phòng ban mà họ cần, được gọi là chế độ DISA.

 

Server tong dai dien thoai
                             Smart Hybrid PBX KX-NS300 của thương hiệu Panasonic

                                                                                                              Nguồn: https://business.panasonic.com.vn/

Với chế độ DISA, mỗi một máy nhánh sẽ được lập trình một số nhất định cổng của tổng đài. Cụ thể như sau, trong công ty sẽ thiết lập số 101 cho phòng giám đốc, 102 cho phòng kinh doanh, 103 cho phòng lễ tân, … khi có cuộc gọi và chọn bấm phím 102 thì máy nhánh được đặt trong phòng kinh doanh sẽ đổ chuông và người trực phòng kinh doanh chỉ cần nhận cuộc gọi. Khi muốn chuyển cuộc gọi đến bộ phận khác, người nhận chỉ cần nhấn phím flash và chọn số nội bộ cần chuyển, cuộc gọi sẽ được giữ ở tổng đài và sẽ chuyển đến bộ phận vừa chọn chuyển.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ còn có thể thiết lập mật khẩu cho các máy nhánh khi có người sử dụng các máy này để gọi ra ngoài cần nhập mật khẩu mới có thể thực hiện. Như vậy, tránh được trường hợp sử dụng máy nội bộ vào những việc riêng hay thông tin của công ty bị lộ ra bên ngoài, từ đó góp phần bảo vệ được những bí mật kinh doanh của công ty, doanh nghiệp.

4. Những phụ kiện thêm của tổng đài bao gồm những gì?

Tổng đài đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống tổng đài điện thoại, để thực hiện tốt chức năng của mình, chúng được trang bị những phụ kiện thêm như sau:

  • Bộ nguồn dự phòng (bộ lưu điện) có tác dụng cung cấp nguồn điện cho hệ thống khi xảy ra sự cố cúp điện, đảm bảo được hoạt động của hệ thống, không làm gián đoạn công việc của công ty, doanh nghiệp.
  • Bàn giám sát DSS thực hiện chức năng giám sát tình trạng hay trạng thái hoạt động của các máy nhánh có trong hệ thống, kiểm tra máy đang trong tình trạng bận, gác máy, máy đang rảnh, … để có thể điều phối công việc đạt hiệu quả.
  • Hiển thị số gọi đến hay CID có 3 loại có thể cho khách hàng lựa chọn theo từng nhu cầu khác nhau như: Loại tích hợp sẵn màn hình hiển thị với điện thoại, Loại mặt hiển thị nằm độc lập với điện thoại và được lắp thêm vào và cuối cùng là loại dành riêng cho các dòng không tích hợp sẵn, được gọi là card hiển thị giúp lập trình màn hình hiển thị cho loại tổng đài này.

 

Server tong dai dien thoai
                                                     IP Grandstream UCM6204

                                                                                                                        Nguồn: http://www.grandstream.com

Các phụ kiện thêm này giúp tổng đài thực hiện tốt nhất chức năng và nhiệm vụ của mình.

5. Sơ đồ nguyên lý của hệ thống tổng đài điện thoại

Sơ đồ nguyên lý của hệ thống tổng đài điện thoại được thể hiện như sau:

Trên hệ thống tổng đài sẽ có các cổng kết nối (được gọi là port), các port này được thiết kế để giúp kết nối với các đường line bên ngoài (được gọi là đường trung kế), kết nối với các thiết bị bên trong gọi là máy nhánh EXT. Bên cạnh đó, tổng đài có một cổng để kết nối với máy tính có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ hệ thống. Các thiết bị được kết nối với nhau bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P.

Như vậy có thể thấy sơ đồ nguyên lý của hệ thống tổng đài điện thoại rất dễ lắp đặt và vận hành.

6. Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại

Để tiến hành lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại theo trình tự như sau:

6.1. Chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho việc lắp đặt hệ thống

Một số thiết bị cần chuẩn bị cho việc lắp đặt hệ thống như: các đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng như FPT, CMC, VNPT…; Điện thoại IP phone, điện thoại analog, kết nối với thiết bị chuyển đổi gateway; máy tính bàn, laptop, di động, tablet, … để sử dụng tổng đài; tai nghe, hệ thống mạng cục bộ, mạng wifi.

Các thiết bị cần chuẩn bị kỹ lưỡng để việc lắp đặt nhanh chóng và dễ dàng hơn, không bị gián đoạn trong việc lắp đặt.

6.2. Chọn nhà cung cấp cho tổng đài điện thoại

Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp tổng đài điện thoại bởi nhu cầu người dùng ngày càng cao, có thể kể đến các đơn vị như sau: Panasonic, Siemens, Ericsson, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, LG, Samsung …

Mỗi nhà cung cấp sẽ có những sản phẩm với đơn giá và chất lượng khác nhau nên tùy thuộc vào ngân sách của công ty và nhu cầu, quy mô sử dụng mà có thể chọn được hãng cung cấp phù hợp.

6.3. Đăng ký và lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại

Công đoạn cuối cùng chính là việc lắp đặt hệ thống dựa trên những thiết bị mà công ty, doanh nghiệp đã chọn và chuẩn bị. thời gian cho việc thực hiện công việc này tùy thuộc quy mô lắp đặt, thời gian dao động từ vài ngày đến vài tháng tùy vào quá trình lắp đặt.

Sau khi hoàn tất việc lắp đặt, công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện liên lạc nội bộ và không bị tính cước, trong quá trình sử dụng nếu gặp vấn đề có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ.

7. Những điều cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Khi thực hiện lắp hệ thống tổng đài điện thoại, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

7.1. Lựa chọn loại dịch vụ tổng đài điện thoại phù hợp

Có rất nhiều loại hình hệ thống tổng đài điện thoại được sử dụng hiện nay như tổng đài analog, tổng đài ảo, … Đối với những doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống analog thì nên lắp hệ thống analog, nếu không có trước thì nên lắp hệ thống ảo để có thể thực hiện nhiều chức năng hơn.

Server tong dai dien thoai
                                               IP Grandstream UCM6302

                                                                                                                        Nguồn: http://www.grandstream.com

7.2. Xác định nhu cầu sử dụng của công ty, doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu và quy mô sử dụng khác nhau, trước khi tiến hành lắp đặt cần xác định số lượng nhân viên hoặc số lượng phòng ban sẽ tiến hành lắp đặt máy nhánh để có những chuẩn bị cần thiết và đầy đủ. Một số doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống tổng đài có những tính năng như tổng đài được tích hợp CRM, có thêm nhiều kênh tương tác, có thể đồng bộ dữ liệu, … Do đó cần xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp để chọn loại dịch vụ cũng như bộ hệ thống phù hợp để lắp đặt.

7.3. Lựa chọn đầu số tổng đài 

Hiện nay, có 4 dạng đầu số mà doanh nghiệp có thể chọn để sử dụng cho doanh nghiệp của mình là 1900, 1800, đầu số cố định và đầu số Mobi SIP, doanh nghiệp có thể chọn đầu số phù hợp.

7.4. Lựa chọn các thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi. Thiết bị đầu cuối giúp quyết định năng suất và chất lượng cuộc gọi, do đó các loại thiết bị này cần chọn lựa một cách cẩn thận.

7.5. Chuẩn bị đường truyền Internet có thể kết nối ổn định

Đường truyền Internet có kết nối ổn định là điều kiện giúp cho hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động hiệu quả. Nếu đường truyền mạng gặp bất ổn hoặc có kết nối kém sẽ khiến cuộc gọi bị chập chờn, khả năng tiếp nhận thông tin từ các cuộc gọi bị kém.

Với những lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp, công ty lắp được hệ thống phù hợp nhất, đảm bảo hoạt động cho công ty.

8. Tổng kết

Những thông tin về hệ thống tổng đài điện thoại mà ATALINK chúng tôi cung cấp trong bài viết trên, hy vọng sẽ hữu ích cho những doanh nghiệp đang có nhu cầu lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ.

Ngoài ra, để đảm bảo hệ thống đạt được hiệu quả như mong đợi, thì việc lựa chọn những địa chỉ cung cấp các thiết bị uy tín là điều rất quan trọng. Để chọn được các thiết bị cho hệ thống tổng đài từ những nhà cung cấp uy tín, chất lượng, khách hàng có thể tham khảo trên sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK, nơi giúp kết nối giữa khách hàng có nhu cầu lắp đặt hệ thống với các doanh nghiệp cung cấp thiết bị chính hãng, chất lượng. 

Khi mua sắm trên sàn thương mại điện tử B2B ATALINK, khách hàng có thể nhận được những chính sách ưu đãi từ phía nhà cung cấp và từ sàn thương mại nên lợi ích nhận được cũng cao hơn và được sử dụng những sản phẩm chất lượng nhất.

Đánh giá bài viết này
0 / 5

Your page rank:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
MẠNG XÃ HỘI
499Lượt thíchThích
196Người theo dõiĐăng Ký
- Advertisment -
Bài viết phổ biến
NHÀ CUNG CẤP