Outsourcing là gì? Các yếu tố ảnh hưởng bạn cần biết

Outsourcing (thuê ngoài) là thuật ngữ quá quen thuộc đối với người làm trong lĩnh vực Digital Marketing. Nhưng thực ra outsourcing được áp dụng ở nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau. Hiện nay, khi mà nguồn lực và tài lực của doanh nghiệp còn hạn chế thì các doanh nghiệp thường tìm đến giải pháp thuê ngoài nhằm phục vụ cho bộ phận bán hàng. Vậy doanh nghiệp thường gặp khó khăn gì khi quyết định outsourcing? Outsourcing có ý nghĩa gì trong quá trình phát triển của doanh nghiệp? Hãy cùng ATALINK tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Đôi nét về Outsourcing

1.1. Định nghĩa về Outsourcing

Outsourcing (còn gọi là thuê ngoài) là sử dụng nguồn lực bên ngoài để thực hiện một số hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường thuê ngoài các cá nhân hay tổ chức có trình độ chuyên môn, năng lực tốt để hỗ trợ tìm kiếm giải pháp và thực hiện chiến lược kinh doanh. 

Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp xử lý các công việc chuyên môn, mà nội bộ nhân viên không có khả năng thực hoặc thiếu nhân sự để xử lý công việc đó. Trong đó, có một số hàng hóa thường Outsourcing như sản phẩm thô, dịch vụ quảng cáo, dịch vụ truyền thông,…

1.2. Types of Outsourcing

• Body shop Outsourcing: các ban quản lý sử dụng Outsourcing như một phương tiện đáp ứng các yêu cầu ngắn hạn. Chẳng hạn như thiếu kỹ năng nội bộ để đáp ứng nhu cầu tạm thời
• Project management Outsourcing: sử dụng cho tất cả hoặc một phần của một dự án cụ thể. Chẳng hạn như phát triển một dự án CNTT mới, đào tạo các kỹ năng mới, tư vấn quản lý
• Total Outsourcing: nhà cung cấp thuê ngoài được giao toàn bộ trách nhiệm cho một khu vực được lựa chọn. Chẳng hạn như phục vụ ăn uống, an ninh

1.3. Tại sao việc Outsourcing đang được quan tâm?

Outsourcing mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Những lợi ích này phụ thuộc vào bản chất của thuê ngoài, bao gồm:

• Thu được vốn đầu tư ngay lập tức và được thu hồi trong dài hạn
• Tiếp cận cơ sở hạ tầng ICT tiên tiến nhất
• Tiết kiệm 10% chi phí dịch vụ
• Giảm số lượng nhân viên làm việc không hiệu quả trong hệ thống
• Quản lý cấp cao có nhiều thời gian để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi
• Hiệu quả của dịch vụ cao hơn tạo ra sự hài lòng của khách hàng
• Tiếp cận thực tiễn đẳng cấp thế giới về kỹ thuật và thương mại đã được chứng minh

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc Outsourcing

2.1. Sai lầm của doanh nghiệp khi bắt đầu Outsourcing

Doanh nghiệp bắt đầu Outsourcing sẽ dễ mắc phải những sai lầm sau đây:

• Một công ty phải duy trì một nhóm nhỏ có uy tín về thương mại và kỹ thuật để quản lý các mối quan hệ hợp đồng và quản lý hoạt động của nhà cung cấp trong suốt thời hạn của hợp đồng. Ngân sách có thể vượt quá 10% nếu chúng được quản lý thành công
• Khách hàng cũng phải biết họ cần dịch vụ như thế nào, bao gồm yêu cầu định tính kết hợp đầu ra, kết quả đo lường, mục đích sử dụng dịch vụ
• Một số trường hợp khách hàng không biết chi phí thực sự của dịch vụ hiện tại là bao nhiêu, không được báo cáo chính xác
• Trong một cuộc khảo sát, nhà cung cấp cảm thấy chỉ có 21% khách hàng truyền đạt tốt thông tin và yêu cầu về doanh nghiệp. Với một con số thấp như vậy, phần trăm không đáp ứng kỳ vọng của doanh nghiệp rất cao

2.2. Vấn đề phát sinh khi Outsourcing

Khi sử dụng Outsourcing, doanh nghiệp gặp một số vấn đề phát sinh. Theo một báo cáo của Perkins27, một cuộc khảo sát về khách hàng của ông cho thấy: Vào cuối năm đầu tiên, hơn 50% các công ty đã thuê ngoài các chức năng CNTT và họ không hài lòng với Outsourcing. Đến cuối năm thứ hai 70% là không hài lòng về Outsourcing.

Các cuộc khảo sát khác liên quan đến các khía cạnh của Outsourcing đã chỉ ra rằng giữa 30 và 50% giám đốc điều hành thất vọng với kết quả của thuê ngoài. Các vấn đề báo cáo bao gồm:

• Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp
• Chi phí leo thang
• Thiếu sự linh hoạt của nhà cung cấp
• Thiếu kỹ năng quản lý để kiểm soát các nhà cung cấp
• Có quá nhiều hứa hẹn trong giai đoạn đàm phán mà nhà cung cấp Outsourcing không thực hiện được

Một số ý kiến chỉ ra rằng, Outsourcing dường như không hoạt động tốt trong các lĩnh vực sau:

• Nơi cần có kiến ​​thức chuyên môn hoặc hiểu rõ về doanh nghiệp
• Nơi tất cả các dịch vụ được tùy chỉnh
• Nơi văn hóa của nhân viên quá rời rạc hoặc thù địch đối với tổ chức trở lại với nhau

Các vấn đề được báo cáo liên quan đến các nhà cung cấp thuê ngoài bao gồm:

• Luân chuyển nhân viên cao
• Kỹ năng quản lý dự án kém
• Thiếu cam kết với khách hàng hoặc ngành
• Chuyên môn nông cạn
• Không đủ tài liệu

2.3. 5 yếu tố ảnh hưởng đến Outsourcing

Beulen và cộng sự gợi ý rằng có 5 yếu tố ảnh hưởng đến Outsourcing:

• Chất lượng – công suất thực tế tạm thời không đáp ứng được nhu cầu. Chất lượng có thể được chia thành ba khía cạnh: tăng nhu cầu chất lượng, thiếu hụt của nhân viên có trình độ, thuê ngoài như một giai đoạn chuyển tiếp
• Chi phí – Outsourcing là một giải pháp khả thi để tăng chi phí và tương thích với chiến lược dẫn đầu về chi phí. Bằng cách kiểm soát và giảm chi phí công ty có thể tăng vị thế cạnh tranh
• Tài chính – một công ty có ngân sách đầu tư hạn chế. Các quỹ phải được sử dụng cho đầu tư vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, đây là những quyết định dài hạn
• Hoạt động kinh doanh cốt lõi – tạo ra doanh thu cho tổ chức. Tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi là một quyết định chiến lược. Tất cả các hoạt động tiếp theo chủ yếu là hỗ trợ và thuê ngoài
• Hợp tác – hợp tác giữa các công ty có thể dẫn đến xung đột. Để tránh xung đột như vậy, những hoạt động được sản xuất bởi cả hai tổ chức nên được thuê ngoài toàn bộ

Một yếu tố nữa là quản lý nguồn nhân lực. Văn hóa nội bộ và thái độ của nhân viên có thể dẫn đến sự phản đối mạnh mẽ nhằm đề xuất tổ chức thay đổi trong quy trình làm việc và tái cấu trúc. Những thay đổi như vậy cũng có thể yêu cầu tiếp thu các kỹ năng mới của nhân viên. Outsourcing có thể tránh xung đột và cung cấp chuyên môn và kinh nghiệm trong vòng vài ngày để lấp đầy những khoảng trống mà nhà tuyển dụng sẽ mất một thời gian để đào tạo.

3. Phương pháp thuê ngoài cho doanh nghiệp

3.1. Lonsdale and Cox (2019) Framework

Nhiều công ty không có quy trình Outsourcing chính thức, quyết định dựa trên việc giảm số lượng nhân viên và chi phí, thay vì quản lý rủi ro và đảm bảo giá trị gia tăng và cải tiến liên tục. Sau đây là ba khuôn khổ hoặc phương pháp cho chiến lược thuê ngoài hiệu quả, cho phép các công ty xem xét ý nghĩa đầy đủ hành động của họ.

• Quyết định thuê ngoài: đánh giá nội bộ về mức độ quan trọng của hoạt động kinh doanh
• Quyết định thuê ngoài: đánh giá nội bộ về thị trường cung cấp bên ngoài
• Lựa chọn nội bộ của các loại bên ngoài phù hợp mối quan hệ nhà cung cấp
• Lựa chọn nhà cung cấp
• Quản lý nhà cung ứng
• Đấu thầu lại hoặc return in-house

3.2. McIvor (2000) Framework

Khuôn khổ Outsourcing thứ hai được cung cấp bởi McIvor (2000), bao gồm 4 giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Xác định các hoạt động cốt lõi

Điều cần thiết là phải phân biệt giữa các hoạt động không cốt lõi và cốt lõi (cái sau là những hoạt động bổ sung tạo ra giá trị cho khách hàng và do đó là những nguồn chính của lợi thế cạnh tranh). Các công ty chẳng hạn như Honda, Apple, IBM và Digital xây dựng chiến lược của họ xung quanh các hoạt động cốt lõi của họ và thuê ngoài các công việc khác.

• Giai đoạn 2: Đánh giá các hoạt động chuỗi giá trị liên quan

Điều này liên quan đến việc phân tích năng lực của công ty so với tiềm năng các nhà cung cấp. So sánh khả năng gia tăng giá trị và tác động đối với tổng chi phí của quyền sở hữu.

Các hoạt động mà công ty không có nhu cầu chiến lược cũng như khả năng thực hiện có thể được thuê ngoài các nhà cung cấp có thẩm quyền hơn, những người có chuyên môn với chi phí thấp hơn.

• Giai đoạn 3: Phân tích tổng chi phí

Ở giai đoạn này, nếu sau khi phân tích tổng chi phí, công ty có nhiều khả năng hơn so với thuê ngoài, nó sẽ duy trì khả năng nội bộ. Mặt khác, nếu có không có khả năng thực hiện, công ty sẽ chuyển sang giai đoạn cuối cùng.

• Giai đoạn 4: Phân tích mối quan hệ

Ở giai đoạn này, các công ty đang cố gắng lựa chọn các nhà cung cấp có khả năng bắt đầu và phát triển các mối quan hệ phù hợp giúp gia tăng giá trị và cung cấp các cải tiến liên tục.

4. Khi nào doanh nghiệp cần thuê ngoài?

Các tổ chức có thể xem xét sử dụng thuê ngoài trong các trường hợp sau:

4.1. Trường hợp 1

Nơi mua sắm là một hoạt động ngoại vi chứ không phải là một hoạt động cốt lõi. Các đặc điểm của công việc ngoại vi được xác định bởi Atkinson và Meager 22 bao gồm:

• Yêu cầu kỹ năng thấp hoặc tổng quát
• Trách nhiệm tập trung vào nội bộ
• Nhiệm vụ được xác định rõ ràng hoặc hạn chế
• Công việc dễ dàng tách rời khỏi công việc khác
• Không hạn chế cung cấp

4.2. Trường hợp 2

Đây cũng là những đặc điểm của mua sắm vận hành cấp thấp và các mục sau đây phù hợp để xem xét thuê ngoài:

• Đơn đặt hàng, nhu cầu một lần và lặp lại
• Nhu cầu mua sắm trong nước và địa phương (tìm nguồn cung ứng và mua sắm quốc tế có thể khá chuyên biệt cho Outsourcing)
• Mua lại giá trị thấp hoặc giá trị thấp / đơn đặt hàng lớn
• Yêu cầu về thương hiệu
• Bãi bỏ các thỏa thuận đã được phê duyệt nội bộ
• Thiết lập các hợp đồng dựa trên hàng hóa hoặc dịch vụ
• Lấy hàng để sản xuất hàng loạt hoặc số lượng lớn
• Dự trữ và cung cấp cho các nhu cầu của khu vực tư nhân hoặc khu vực công
• Mua sắm trên máy vi tính hoặc mua sắm sản xuất dựa trên phần mềm
• Tất cả các hành chính và thủ tục giấy tờ liên quan đến nhu cầu mua sắm
• Cung cấp nhân viên cửa hàng ở các cấp độ kỹ năng khác nhau
• Tìm nguồn cung ứng đa chiều và đa bộ phận

4.3. Trường hợp 3

Trường hợp cơ sở cung cấp nhỏ và dựa trên sự hợp tác đã được chứng minh và không có hạn chế về nguồn cung cấp. Những điều sau đây có thể được thuê ngoài:

• Nhiệm vụ được xác định rõ ràng hoặc hạn chế
• Công việc dễ dàng tách rời khỏi công việc khác
• Công việc không có hạn chế cung ứng
• Các đặc điểm trên cũng áp dụng cho hoạt động mua sắm cấp thấp.

4.4. Trường hợp 4

Trường hợp có một cơ sở cung cấp nhỏ cung cấp dịch vụ phi chiến lược, không quan trọng, chi phí thấp và mặt hàng có rủi ro thấp. Trong những trường hợp như vậy, việc mua sắm có thể được thuê ngoài để:

• Tổ chức mua sắm và vật tư chuyên nghiệp
• Tập đoàn mua hàng

Những tổ chức như vậy mang lại lợi thế là mua sắm số lượng lớn, xây dựng một vị thế đàm phán mạnh mẽ.

5. Yếu tố công nghệ ảnh hưởng Outsourcing

Mô hình Outsourcing cho đến nay vẫn dựa trên các dịch vụ được cung cấp bởi con người và được hỗ trợ bởi các công cụ. Tuy nhiên, một mô hình kỹ thuật số đang hình thành, trong đó dịch vụ được cung cấp bởi các công cụ kỹ thuật số. Mọi người đang hỗ trợ nhau để công việc hiệu quả hơn khi sử dụng mô hình này.

Robot tự động hóa, bot phần mềm, học máy và Internet của mọi thứ đang trở nên phổ biến. Các nhà cung cấp Outsourcing có thể tích hợp các công nghệ mới nổi, chẳng hạn như AI và Blockchain trong các dịch vụ của họ. Nhằm mục đích thu được dữ liệu của con người được thu thập và đảm bảo thỏa thuận ở cấp độ dịch vụ quản lý tương ứng.

6. Tổng kết

Outsourcing mang lại nhiều lợi thế, nhưng cũng có thể gặp nhiều khó khăn nếu doanh nghiệp không chọn đúng nhà cung cấp hoặc không được thực hiện đúng cách. Nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể tránh được bằng cách có một hợp đồng thuê ngoài bao gồm khung thời gian, các thỏa thuận cấp độ dịch vụ và đo lường cũng như thỏa thuận đền bù nếu không đáp ứng đúng đề xuất ban đầu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thuê ngoài, cải thiện khả năng phát triển của doanh nghiệp, hãy tìm hiểu thêm về tính năng quản lý bán hàng, mua hàng của ATALINK. Chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, các thỏa thuận hợp tác với KH, hiệu suất của đội ngũ nhân viên qua các báo cáo phân tích đa chiều hơn. ATALINK là Sàn giao dịch thương mại điện từ B2B, kết nối giữa Doanh nghiệp và Nhà cung cấp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn tận tình.