Ricoh là thương hiệu thiết bị văn phòng nổi tiếng có xuất xứ từ Nhật Bản. Sản phẩm của Ricoh được sử dụng rộng rãi toàn cầu, đặc biệt là máy photocopy, máy in đa năng được đánh giá cao và ưa chuộng. Đặc biệt là chúng đáp ứng tốt nhu cầu, đòi hỏi thực tế của doanh nghiệp tại Việt Nam. Doanh nghiệp bạn đã biết cách cài scan trên máy photo Ricoh chưa? Bài viết dưới đây, ATALINK xin chia sẻ cách cài đặt scan máy photo Ricoh. Giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tính năng của sản phẩm trong việc scan tài liệu, giấy tờ, đáp ứng được đa dạng nhu cầu công việc của doanh nghiệp.
1. Ưu điểm khi scan folder trên máy photo Ricoh
Tính năng “Scan to folder” trên máy photocopy Ricoh cho phép lưu các file tài liệu ở folder riêng của từng User trên bộ nhớ của máy. Tính năng này bảo mật thông tin cũng như độ an toàn cao nên được người dùng đánh giá cao. Tính năng này vượt trội hơn hẳn so với chức năng scan ở các dòng máy photocopy của những hãng khác.
Các file scan của từng User được lưu tạm ổ cứng trên máy photocopy Ricoh. Tiếp theo sẽ được chuyển tới folder xác thực của từng User trên máy tính. Việc này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng phân loại và lấy tài liệu một cách nhanh chóng.Tính năng “Scan to folder” giúp bạn dễ dàng thao tác trên máy tính ở mọi hệ điều hành: Win 7, Win 8, Win 10.
2. 04 cách cài scan máy photo Ricoh
2.1. Cài scan folder theo giao thức FTP server
Trường hợp đối với Win 8 và Win 10 trở lên, việc scan và gửi file về thư mục trên máy tính trở nên khó khăn hơn nhiều khi hãng Microsoft đã nâng cấp bảo mật trên các hệ điều hành này. Một số dòng máy như: Ricoh 3053, Ricoh 4054, Ricoh 5055,… đã được nâng cấp trong “Network System” SMB V2/3. Cho nên, bạn chỉ cần cài bình thường như cài scan Ricoh folder cho Win 7. Còn những dòng Ricoh như: Ricoh 3350, Ricoh 2851, Ricoh 4002, nếu không cập nhật phần mềm cho máy thì phải cài scan bằng giao thức FTP cho Win 8, Win 10.
2.2. Cài scan trên win 8, win 10
Trước khi cài scan folder cần chuẩn bị đầy đủ:
- Máy Photocopy Ricoh
- Yêu cầu kết nối mạng
- Phần mềm Filezilla Server hỗ trợ scan folder
Sau đây, ATALINK sẽ hướng dẫn các bước cài đặt:
- Bước 1: Tải phần mềm về để tạo một Server FTP. Sau khi tải về cài đặt nhấn “Next” tới cho tới khi “Finish” là xong
- Bước 2: Để chứa file scan bạn cần tạo folder. Có thể share quyền cho mọi người vào lấy file scan
- Bước 3: Tạo một tài khoản tài khoản để hỗ trợ cho phần mềm scan
- Bước 4: Mở trình duyệt Google Chrome, sau đó gõ địa chỉ IP của máy photo Ricoh để đăng nhập -> vào giao diện quản lý của máy photocopy -> đăng nhập với tài khoản mặc định là “Admin”, password để trống
- Bước 5: Vào “Address Book” -> chọn “Add User Name” -> chọn “Name” và “Key Display” (đặt tên mà bạn muốn hiển thị ngoài máy photocopy)
- Bước 6: Tại “Folder Authentication”, chọn “Specify” -> nhập tên tài khoản vừa tạo là “Scan” -> mật khẩu chọn “Change”, rồi nhập “1234”
- Bước 7: Tại mục “Protocol”, chuyển từ SMB sang FTP. Mục “Server Name”, nhập địa chỉ IP của máy tính -> rồi nhấn OK
- Bước 8: Tắt tường lửa Firewall / Tường lửa phần mềm Diệt Virus (đặc biệt là Kaspersky Internet Security). Sau đó tiến hành scan
2.3. Cài folder theo giao thức Twain kết hợp phần mềm Foxit Reader
Giao thức Twain được tích hợp sẵn trong các thiết bị máy photocopy Ricoh. Giao thức Twain cho phép các phần mềm giao tiếp trực tiếp với máy Ricoh. Cách scan qua giao thức này kết hợp với phần mềm đọc PDF cho phép người dùng scan và lưu file tài liệu vào thư mục trên máy tính tương tự như cách scan folder trên.
Ưu điểm:
- Cài đặt một cách dễ dàng và nhanh chóng, tiện ích cho người sử dụng
- Cài đặt ít bị hạn chế và ít bị chặn bởi các phần mềm diệt virus
Nhược điểm:
- Yêu cầu người dùng cần cài đặt driver scan cho từng dòng máy
- Yêu cầu người dùng thao tác scan thủ công nhiều mà tốc độ không chậm hơn so với cách scan folder ở trên. Tuy nhiên, giao thức Twain cũng rất hữu ích khi những cách trên làm không được
ATALINK hướng dẫn cách cài scan folder qua giao thức Twain trên máy photocopy Ricoh như sau:
- Bước 1: Gõ từ khóa “Driver Ricoh + mã máy của bạn”. Ví dụ cài máy Ricoh 3054 thì gõ: “Driver Ricoh 3054”. Sau đó vào kết quả đầu tiên
- Bước 2: Vào mục “Scanner Driver” và tải xuống “Driver Twain”
- Bước 3: Chạy file vừa tải xuống và cài đặt. Nhấn “Next” cho đến khi “Finish”.
- Bước 4: Sau khi cài đặt xong, chọn “Start” gõ “Network Connection Tool” -> Tìm tới phần mềm vừa cài và mở nó lên -> Nhập địa chỉ IP của máy photocopy -> Thao tác xong thì bấm OK
- Bước 5: Mở phần mềm Foxit Reader lên -> Tải xuống và mở file cài đặt, bấm “Next” cho tới khi “Finish”. Sau khi xác nhận đã cài đặt phần mềm Foxit Reader. Nếu bạn scan giấy trên khay tự động ở nắp trên thì vui lòng chọn “Feeder” , còn trường hợp scan giấy ở mặt gương thì chọn “Flatbed”. Sau khi bỏ giấy xong thì bấm “scan”.
- Bước 6: Lúc này máy sẽ tự kéo giấy và trả kết quả về phần mềm Foxit Reader. Chọn “Save” để lưu file ở nơi bạn muốn lưu trữ trên máy tính. Còn nếu bạn muốn scan tiếp thì vui lòng chọn “Scan more pages”.
2.4. Cài scan folder trên giao thức samba
Sau đây ATALINK sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách scan to folder trên máy photo Ricoh trên hệ điều hành Win XP, Win 7 theo các bước sau đây:
- Bước 1: Bạn cần tạo trên máy tính một folder. Sau đó chọn chức năng “share” có nghĩa là “chia sẻ” và chọn full quyền cho folder đó. Hộp thoại xuất hiện, bạn click chọn “Advanced Sharing” để lựa chọn người được share dữ liệu và được cấp quyền truy cập.
- Bước 2: Vào “Control Panel” -> chọn “Windows Firewall” -> chọn vào dấu tích “Turn off”.
- Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy Ricoh bằng cách vào trang web quản lý của máy Ricoh. Mở trình duyệt Chrome yêu cầu gõ địa chỉ IP của máy photocopy Ricoh. Trường hợp hiển thị máy photocopy Ricoh báo “Reply” có nghĩa là đang kết nối còn ngược lại nếu hiển thị “Request Time Out” / “ Destination Unreachable” có nghĩa là chưa kết nối scan được.
- Bước 4: Phía bên góc phải bên trên thấy chữ “Login”. Nhấn vào để đăng nhập với User: admin, Password: để trống.
- Bước 5: Phía bên trái, nhấn vào mục “Address Book” -> Rồi chọn “Add User”.
- Bước 6: Bạn tiến hành gõ tên người dùng “Name” và “Key Display”, trong đó Key Display sẽ hiển thị trên màn hình máy photo Ricoh.
- Bước 7: Tại mục “Folder Authentication”. Gõ “Username” trong “User Account” và mật khẩu. Mật khẩu ở đây là mật khẩu mở máy tính, nếu bạn không cài đặt thì bỏ qua phần này. Trường hợp nếu máy tính cài đặt Win XP thì không cần click vào ô “Folder Authentication”. Còn trong trường hợp là Win 7 trở về sau thì bắt buộc phải click vào ô “Folder Authentication”.
- Bước 8: Tại mục “Path” – đường dẫn đến thư mục của người dùng để máy photocopy Ricoh gửi file về. Bạn chọn “My computer” -> chọn “Properties”, kiểm tra tên máy sau đó chọn “Start” -> chọn “Run” -> chọn tên máy tính.
- Bước 9: Chọn “Save and Add Another” -> Logout. Cuối cùng vào máy photocopy Ricoh và scan. Chọn tên người dùng đã cài đặt ở bước 6 và “Start”, lúc này file sẽ được gửi về thư mục Scan.
Trên đây là tất cả các bước cài đặt để tiến hành “Scan to folder” trên máy photocopy ở hệ điều hành Win 7. Bạn hãy thử tiến hành scan theo hướng dẫn từ ATALINK và xem ở trong folder các bạn tạo file có được gửi tới không nhé.
3. Hướng dẫn sử dụng tính năng scan trên máy photo Ricoh
(Nguồn: www.ricoh.com.vn)
3.1. Scan 02 mặt
Để thực hiện chức năng scan trên máy photo Ricoh, bạn tiến hành lần lượt theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Nạp bản gốc. Đặt bản gốc ngay ngắn đúng khay trên màn hình máy photocopy sau đó chọn phím “Scanner“ trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy Ricoh.
- Bước 2: Tiếp tục click chọn mục “Store File”, tiếp theo chọn “Store Only” để đặt lệnh chỉ scan bản gốc mà người dùng vừa đặt trên khay.
- Bước 3: Đổi tên file. Bạn lưu ý đổi tên file cho dễ nhớ và thuận tiện hơn trong quá trình tìm lại lịch sử khi cần phải sử dụng đến các thông tin, tài liệu trong file scan. Hoặc trường hợp bạn muốn scan thêm tài liệu để gửi đi mà không yêu cầu bản gốc. Sau khi đổi tên file, bạn tiếp tục nhấn “OK” để máy photo Ricoh xác nhận lệnh vừa rồi.
- Bước 4: Chọn chế độ scan bằng cách nhấn vào nút “Scan Setting” -> Chọn “Original Feed Type” -> nhấn chọn “2 Sided Original” để thay đổi các cài đặt scan 2 mặt.
- Bước 5: Sau khi thao tác xong nhấn “OK” để xác nhận lệnh của máy photocopy.
- Bước 6: Cuối cùng nhấn “Start” và kết quả cho ra file scan 2 mặt.
3.2. Scan file PDF hình ảnh
Tương tự như các bước thực hiện ở mục 3.1 bạn thực hiện lần lượt các bước từ bước 1 đến bước 4. Nhấn vào nút “Scan Setting” để thay đổi các cài đặt scan file thành PDF hình ảnh. Chọn “Original Feed Type” và nhấn chọn “New PDF Document” ở mục Output.
4. Tổng kết
Thông qua bài viết “Hướng dẫn cách cài scan máy photo Ricoh” trên đây, ATALINK hy vọng rằng bạn sẽ hiểu rõ hơn về ưu điểm của máy photo của Ricoh. Cũng như biết được cách cài scan máy photo Ricoh, sử dụng tính năng scan trên máy photo Ricoh để có thể tận dụng tối đa tất cả tính năng của máy và đưa vào vận hành một cách hiệu quả nhất.
Trường hợp nếu Quý doanh nghiệp đang cần tìm mua máy in, máy photocopy Ricoh chính hãng, giá thành hợp lý thì ATALINK là sự lựa chọn đáng tin cậy.
ATALINK là Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B – kết nối hàng nghìn doanh nghiệp với các nhà cung cấp uy tín về lĩnh vực thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in, máy scan,… sẽ mang đến cho Quý doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn đa dạng mẫu mã và chủng loại với mức giá phù hợp nhất.
Các bài viết gợi ý:
- Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy
- Hướng dẫn cách scan trên máy photocopy chi tiết
- Hướng dẫn cách sửa chữa máy photocopy Ricoh chi tiết
- Kinh nghiệm mua và sử dụng máy photocopy Ricoh từ A-Z
