Hướng dẫn cách sử dụng máy fax Brother 2840 đa năng

Máy fax Brother 2840 là một thiết bị đa năng với các chức năng chính là: In – Copy – Fax – PC fax. Máy được thiết kế phù hợp cho môi trường kinh doanh hay các văn phòng, doanh nghiệp sử dụng. Với sự tiện lợi và hiện đại, máy fax Brother 2840 là sự lựa chọn tuyệt vời cho chất lượng in laser hoàn hảo. Những doanh nghiệp đòi hỏi chất lượng in laser cao, mức giá hợp lý và chi phí một trang in thấp sẽ ấn tượng trước hiệu suất và giá trị của chiếc máy fax này. Cùng ATALINK theo dõi bài viết dưới đây để biết cách sử dụng máy fax Brother 2840 đúng kỹ thuật nhé!

1. Hướng dẫn lắp đặt nhanh máy fax Brother 2840

Để lắp đặt và biết cách sử dụng máy fax Brother 2840, ta cần thực hiện những bước sau:

Bước 1: Mở bao bì đựng máy và kiểm tra các thành phần

• Các thành phần trong hộp máy fax Brother 2840 đa năng có thể khác nhau tùy từng quốc gia
• Khuyến khích khách hàng nên giữ lại thùng máy và các giấy tờ cần thiết
• Chúng tôi khuyến nghị sử dụng cáp USB 2.0 (loại A / B) không dài quá 2 mét
• Khi di chuyển máy, nắm chặt tay cầm mặt bên từ phía trước máy

Bước 2: Tháo vật liệu đóng gói khỏi máy

Lưu ý: Không nối dây nguồn AC

• Tháo băng dính khỏi mặt ngoài của máy rồi mở nắp phía trước
• Lấy gói hút ẩm bên trong thiết bị ra ngoài
• Nâng dải nhựa ra khỏi trống
• Kéo giấy để tháo vật liệu bảo vệ
• Lấy bộ trống mực và hộp mực ra ngoài
• Để mực đều nhau trong hộp mực, hãy lắc nhẹ từ bên này sang bên kia vài lần
• Đặt lại hộp mực và bộ trống mực vào máy
• Đóng nắp phía trước của máy

Bước 3: Gắn khay đỡ đầu ra tài liệu ADF

• Mở khay tài liệu ADF
• Mở nắp điều khiển bằng cách nâng về phía sau
• Gắn khay đỡ đầu ra tài liệu ADF
• Đóng nắp bằng điều khiển

(Nguồn: https: // www.brother.com.vn / )

Bước 4: Lắp ống nghe điện thoại

Kết nối dây xoắn ống nghe với máy và đầu còn lại nối với ống nghe.

Bước 5: Nạp giấy vào khay giấy máy fax Brother 2840

• Kéo hẳn khay giấy ra khỏi máy
• Trong khi nhấn cần bẩy thanh dẫn hướng giấy màu xanh lá cây, trượt các thanh dẫn hướng giấy sao cho vừa với kích thước giấy bạn đang nạp vào khay. Hãy đảm bảo rằng những con lăn dẫn giấy nằm đúng vào trong các khe.
• Đối với giấy có kích thước Legal hoặc Folio, bấm nút ở cuối khay giấy rồi kéo phần sau của khay giấy ra
• Để tránh kẹt giấy và lỗi nạp giấy, hãy trải đều ngăn xếp giấy 
• Đặt giấy vào khay và cần đảm bảo rằng:
  • Không nạp giấy quá nhiều vào trong khay
  • Mặt được in phải úp xuống
  • Các thanh dẫn hướng giấy chạm nhẹ vào các mặt của giấy sao cho giấy được nạp đúng cách
• Đẩy lại khung giấy vào máy, đảm bảo rằng khay giấy được lắp hẳn vào máy
• Mở nắp lật đỡ ra để ngăn giấy không bị trượt khỏi khay đầu ra úp xuống

Bước 6: Nối dây nguồn và đường dây điện

Lưu ý: Không nối cáp giao điện

• Trước khi cắm vào ổ điện, hãy nối dây nguồn AC vào máy
• Bật công tắc điện của máy
• Tiến hành nối dây điện cho đường điện thoại. Nối một đầu của dây điện cho đường điện thoại vào ổ cắm trên máy tính được đánh dấu LINE và đầu còn lại vào ổ cắm điện thoại trên tường. 

Máy phải được nối đất bằng cách sử dụng phích cắm nối đất. Vì máy được tiếp đất thông qua ổ cắm điện, khách hàng có thể bảo vệ bản thân khỏi các điều kiện nguy hiểm tiềm ẩn về điện trên mạng điện thoại bằng cách giữ dây nguồn được nối với máy khi bạn nối máy vào đường dây điện thoại. Tương tự, bạn có thể bảo vệ bản thân khi muốn di chuyển máy bằng cách ngắt kết nối đường dây điện thoại trước và sau đó là dây nguồn.

2. Hướng dẫn cách sử dụng máy fax Brother 2804

Khi tiến hành đặt mua và xem cách sử dụng máy fax Brother 2840, doanh nghiệp có thể tham khảo cách cài đặt và sử dụng sản phẩm như sau:

2.1. Cài đặt ngày giờ cho máy

• Nhấn phím “Menu / set”, 0, 2. Trên màn hình sẽ hiển thị “2.DATE / TIME”
• Nhập 2 số cuối của năm -> “Menu / set”
• Nhập 2 số cho tháng -> “Menu / set”
• Nhập 2 số cho ngày -> “Menu / set”
• Nhập 2 số cho giờ, 2 số cho phút (theo chế độ 24 giờ) -> “Menu / set”
• Nhấn “Stop / Exit”

2.2. Cài đặt thông tin công ty cho máy fax Brother 2804

• Nhấn phím “Menu / set”, 0, 3, trên màn hình hiển thị “3. STATION ID”
• Nhập số fax của doanh nghiệp, công ty cần lưu vào -> “Menu / set”
• Tiến hành nhập hotline, số điện thoại của doanh nghiệp cần lưu vào -> “Menu / set”
• Cài đặt tên doanh nghiệp bằng các ký tự tương ứng trên mỗi phím (tối đa 20 ký tự)
• Nhấn “Menu / set” để lưu cài đặt
• Để thoát khỏi chương trình cài đặt, nhấn “Stop / Exit” 

2.3. Cài đặt âm lượng

• Nhấn “Menu / set”, 1, 4, 1
• Nhấn nút mũi tên hướng lên trên hoặc mũi tên hướng xuống phía dưới để chọn mức chuông phù hợp -> Nhấn “Menu / set” -> Nhấn “Stop / Exit”

2.3.1. Âm bàn phím: Có 4 mức để chọn

• Nhấn “Menu / set”, 1, 4, 2
• Dùng phím mũi tên hướng lên trên hoặc mũi tên hướng phía dưới để chọn, nhấn “Menu / set”
• Để thoát khỏi chương trình cài đặt, nhấn “Stop / Exit”

2.3.2. Âm lượng phát ra loa (Speaker)

• Nhấn “Menu / set”, 1, 4, 3
• Dùng phím mũi tên hướng lên trên hoặc mũi tên hướng phía dưới để chọn mức lớn nhỏ
• Nhấn “Menu / set” lưu cài đặt
• Để thoát khỏi chương trình cài đặt, nhấn “Stop / Exit”

2.4. Cài đặt chế độ tiết kiệm mực

Với cách sử dụng máy fax Brother 2840 ở chế độ này, các bản fax in ra sẽ nhạt hơn nhưng sẽ tiết kiệm điện năng hơn. 

• Nhấn “Menu / set”, 1, 6,1
• Dùng phím mũi tên hướng lên trên để chọn ON, mũi tên hướng xuống dưới để chọn OFF -> nhấn “Menu / set” hoàn tất lưu cài đặt
• Nhấn “Stop / Exit” thoát khỏi chương trình cài đặt
• Với cách cài đặt này sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm điện năng hơn rất nhiều bằng việc đặt máy ở trạng thái nghỉ sau một khoảng thời gian định trước (Giống với chế độ Stand By).

Cài đặt:

• Nhấn “Menu / set”, 1, 6, 2
• Trước khi vào trạng thái nghỉ, hãy nhập thời gian chờ 
• Nhấn “Menu / set” để lưu cài đặt
• Để thoát khỏi chương trình cài đặt, nhấn “Stop / Exit”

2.5. Lưu số vào phím gọi trực tiếp (giới hạn chỉ 20 số) bằng máy fax Brother 2840

• Nhấn“Menu / set”, 2, 3, 1, màn hình hiển thị “1.ONE – TOUCH Dial”
• Nhấn phím số quay trực tiếp mà công ty muốn lưu số fax vào. Có 10 số ứng với 10 phím quay số trực tiếp. Với sản phẩm 2840, để có thể bấm các số từ 11 đến 20, ghi nhớ sử dụng kèm với phím Shift.
• Nhập số fax cần lưu, nhấn “Menu / set”
• Nhập tên công ty cần lưu (tối đa 15 ký tự, có thể bỏ qua nếu không có nhu cầu lưu tên)
• Nhấn “Menu / set” để lưu. Có thể lặp lại bước để lưu những số khác hoặc nhấn “Stop / Exit” để thoát cài đặt 

Trong trường hợp dùng quay số nhanh, chỉ cần nhấn vào phím quay số trực tiếp để gửi fax hoặc gọi điện thoại bằng danh bạ trực tiếp, thao tác như sau:

• Đặt văn bản cần gửi vào khay nạp tài liệu, bề mặt chữ úp xuống
• Quay số fax cần gửi bằng các phím quay số trực tiếp
• Nhấn phím “Start”

2.6. Lưu số vào danh bạ (Giới hạn 200 số) bằng máy fax Brother 2840

• Nhấn “Menu / set”, 2, 3, 2
• Nhập 2 con số (từ 01 đến 200), nhấn “Menu / set”
• Nhập số fax cần lưu, nhấn “Menu / set”
• Nhập tên cần lưu (lưu ý các số này phải ứng với số fax). Bạn có thể bỏ qua bước này nếu như không muốn nhập tên 
• Nhấn “Menu / set”, thực hiện lặp lại các tài khoản bắt đầu từ bước 2. Hoặc thoát khỏi cài đặt bằng “Stop / Exit” 

Trường hợp sử dụng gửi fax từ danh bạ gián tiếp, thực hiện như sau:

• Đặt văn bản cần gửi vào khay nạp tài liệu
• Nhấn phím “Search / Speed Dial”, dùng phím mũi tên hướng bên trái hoặc mũi tên hướng bên phải để tìm tên hoặc số fax mong muốn. Hoặc cũng có thể quay số bằng cách nhấn phím “#” kết hợp với hai số ứng với số thứ tự của số fax cần gửi có sẵn trong danh bạ.
• Nhấn phím “Start” văn bản sẽ tự động chuyển đi. 

2.7. Lưu số vào theo nhóm (Broadcasting) bằng máy fax Brother 2840

Đây là chức năng gửi 1 văn bản đến nhiều công ty hoặc doanh nghiệp khác cùng một lúc. Đầu tiên cần phải cài đặt tất cả các số fax vào bộ nhớ nhanh hoặc bộ nhớ trực tiếp.

Thao tác cài đặt nhóm như sau:

• Nhấn “Menu / set”, 2, 3, 3, màn hình hiển thị “3.Setup Groups”
• Chọn một phím One – touch bất kì để đặt nhóm (VD: chọn One-touch 1)
• Nhấn phím 1 để đặt nhóm 1 (Setup Group: G01)
• Nhấn “Menu / set” -> Nhập các số vào trong nhóm bằng cách nhấn vị trí nhớ trực tiếp hoặc dùng “SEARCH / SPEED DIAL” để chọn số trong bộ nhớ nhanh
• Nhấn “SEARCH / SPEED DIAL–” -> Nhấn vị trí số cần chọn (VD: G01 *004#009) -> Nhấn “Menu / set” để cài đặt tên cho nhóm đó
• Nhấn “Menu / set” để hoàn tất cài đặt
• Để thoát khỏi chương trình, hãy nhấn “Stop / Exit” 

2.8. Cài đặt chế độ khóa bàn phím

2.8.1. Cài đặt

• Nhấn “Menu / Set”, 1, 8, 1, xuất hiện “1.TX Lock” -> Nhập password gồm 4 ký tự bao gồm các số từ 0 đến 9 -> Nhấn phím “Menu / Set”
• Để xác định lại password, nhấn 4 ký tự vừa nhập -> Nhấn “Menu / Set” -> Nhấn “Stop / Exit” để thoát khỏi cài đặt

2.8.2. Thay đổi Password

• Nhấn “Menu / Set” 1, 8, 1 -> Chọn “Set Password” 
• Nhấn phím “Menu / Set”, password cũ sẽ hiển thị trên màn hình -> Nhập lại 4 ký tự password hiện hành
• Nhấn “Menu / Set” -> Nhập lại password mới (cũng bao gồm 4 ký tự bao gồm các số từ 0 đến 9
• Nhấn “Menu / Set”, nhập lại 4 ký tự vừa nhập một lần nữa để xác định lại password
• Nhấn Menu / Set để lưu cài đặt -> Nhấn phím “Stop / Exit” để thoát khỏi cài đặt 

2.8.3. Cách kích hoạt chế độ bảo mật bộ nhớ

• Nhấn “Menu / Set”, 1, 8, 1 -> Nhấn hoặc chọn “Set Tx Lock”
• Nhấn “Menu / Set” -> nhập password (lưu ý là password này phải giống với khi bạn cài đặt)
• Nhấn phím “Menu / Set”, màn hình hiển thị “Tx Lock Mode”

2.8.4. Cách gỡ bỏ mật mã (bỏ chế độ bảo mật bộ nhớ)

• Nhấn “Menu / Set” -> nhập password gồm 4 ký tự (password phải đúng với khi cài đặt)
• Nhấn “Menu / Set”, màn hình sẽ trở về trạng thái bình thường 

2.9. Gửi fax đi

2.9.1. Gửi theo cách thủ công

• Đặt văn bản muốn gửi vào khay nạp tài liệu, úp bề mặt chữ xuống
• Nhấn phím “Hook / Hold”
• Quay số fax cần gửi, quay số trực tiếp trên bàn phím hoặc chọn các số, tên đã lưu trước đó
• Nếu đầu dây bên kia có tín hiệu fax, thì chỉ việc nhấn phím “Start”, rồi gác tay nghe. Tự động văn bản sẽ được chuyển đi 
• Trong trường hợp khác, nếu đầu dây bên kia có người nhấc máy, hãy yêu cầu họ cho tín hiệu fax, sau đó bấm phím “Start” và gác máy

2.9.2. Gửi tự động

Đặt văn bản cần gửi vào khay nạp tài liệu tương tự như trên, bề mặt chữ vẫn phải úp xuống -> Quay số cần gửi -> Nhấn phím “Start” để bắt đầu gửi.

2.10. Nhận fax đến

2.10.1. Nhận fax trong chế độ thủ công

Lúc này máy đang ở chế độ chờ (hiện trên màn hình). Khi có tín hiệu chuông điện thoại, bạn nhấc máy và thực hiện cuộc đàm thoại như bình thường. Có hai trường hợp:

• Nếu đầu dây bên kia yêu cầu bạn cấp tín hiệu fax, việc cần làm là bạn nhấn phím “Start” và đồng thời gác máy. Sau đó, thiết bị sẽ tiến hành nhận fax và in ra.
• Nếu đầu dây bên kia không có giọng nói và thay vào đó là những tiếng bíp bíp cách nhau khoảng 1 – 2 giây (tín hiệu báo có fax gửi đến). Nhấn phím “Start” và đồng thời gác máy. Sau đó, thiết bị sẽ tiến hành nhận fax và in ra.

2.10.2. Nhận fax trong chế độ fax only

Sau một số hồi chuông cài đặt, máy sẽ tự động nhận fax. Không nhận cuộc thoại trong chế độ này.

2.10.3. Nhận fax trong chế độ fax / tel

Trường hợp là tín hiệu thoại gọi đến: máy sẽ đổ chuông tương ứng với số hồi chuông bạn cài đặt trước đó, nếu quá số hồi chuông trên, là tín hiệu fax máy sẽ tự động nhận fax.

Nếu là tín hiệu, máy sẽ tiếp tục đổ chuông báo hiệu có điện thoại, thời gian đổ chuông báo hiệu điện thoại tương ứng với thời gian ban cài đặt ở F / T Ring Time.

Lưu ý: Bạn có thể chủ động tiếp nhận fax khi có chuông điện thoại gọi đến, với cách làm tương tự như trong chế độ thủ công (Manual).

2.10.4. Để chế độ External TAD khi nhận fax

Đây là chế độ cho phép nối máy fax của bạn với một thiết bị phát thông báo vắng nhà & ghi âm tin nhắn. Trong chế độ này, người gọi đến số máy fax của bạn sẽ nghe máy phát câu thông báo mà bạn đã ghi âm trước đó (Ví dụ: “Tôi hiện đang bận, vui lòng để lại tin nhắn… tôi sẽ gọi lại cho bạn khi có thể, xin cảm ơn…!)

Xem thêm nội dung liên quan:

• Kinh nghiệm lựa chọn máy fax Panasonic chất lượng tốt nhất
• Hướng dẫn 10 bước sử dụng máy fax Panasonic KX-FP342

3. Tổng kết

Thông qua hướng dẫn cách sử dụng máy fax Brother 2840 đa năng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tự mình lắp đặt và sử dụng. Máy đa chức năng fax Brother – 2840 nhỏ gọn, tích hợp được nhiều chức năng và tiết kiệm nhiều diện tích cho văn phòng. Máy fax Brother còn giúp khách hàng tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Doanh nghiệp có thể tận dụng thời gian hiệu quả hơn thay vì đứng đợi từng bản in. Như vậy, sau khi đọc xong hướng dẫn cách sử dụng máy fax Brother 2840 của ATALINK, ắt hẳn việc sử dụng máy fax đối với doanh nghiệp đã trở nên đơn giản hơn rồi phải không nào?

Quý doanh nghiệp đang tìm mua máy fax Brother 2840, hãy chọn địa chỉ mua hàng uy tín, chính hãng. Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK tự hào là đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin tưởng chọn lựa. Là cầu nối gắn kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp hàng đầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí mua hàng. Hãy yên tâm mua sắm cùng ATALINK, chắc chắn Quý doanh nghiệp sẽ không thất vọng!