Trang chủThiết bị văn phòngMáy Scan4 cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone

4 cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, Apple đã tích hợp tính năng chụp ảnh lẫn scan tài liệu vào trong chiếc iPhone của mình. Thay vì sử dụng những chiếc máy scanner cồng kềnh thì giờ đây, với chiếc iPhone gọn nhẹ trên tay, bạn đã có thể scan bất kỳ tài liệu nào. Vậy đâu là cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone nhanh chóng và đơn giản nhất? Cùng ATALINK theo dõi bài viết dưới đây nhé!


1. Đặt vấn đề

Để số hoá các loại văn bản, tài liệu chuyển thành các file hình ảnh lưu trên máy tính, một trong những cách phổ biến nhất mà chúng ta hay dùng là scan. Doanh nghiệp thường quét các loại tài liệu bằng máy scan lớn, khó di chuyển Nhưng giờ đây bạn có thể scan ở bất cứ đâu bạn muốn, chỉ với chiếc điện thoại iPhone. Một vài ưu điểm khi bạn scan các văn bản bằng điện thoại sẽ được ATALINK liệt kê dưới đây.

1.1. Lưu trữ các file quan trọng

Khi doanh nghiệp bạn có nhiều tài liệu quan trọng cần được sao lưu, hay để thuận tiện cho việc tìm kiếm, tránh trường hợp bị mất thông tin. Đây là lúc việc scan trở nên vô cùng hữu ích và cần thiết. Scan hỗ trợ tối đa hoá tài liệu, văn bản, giảm thiểu rủi ro mất thông tin và tiết kiệm được chi phí in nội dung.

1.2. Thông tin được bảo mật an toàn tuyệt đối

Scan – tối đa hoá, lưu thông tin ở dạng số. Doanh nghiệp có thể bảo mật các nội dung quan trọng bằng các cài đặt mã truy cập, đảm bảo thông tin được an toàn. Hơn nữa, dữ liệu được lưu trữ dưới dạng file PDF sẽ có tính bảo mật cao.

scan tài liệu bằng điện thoại
Máy scan Tài liệu HP ScanJet Enterprise Flow N9120 fn2

(Nguồn: https://www.hp.com/)

1.3. Tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng

Để việc tìm kiếm dễ dàng, thuận lợi hơn, doanh nghiệp cần để các tài liệu ở dạng file cho dễ sắp xếp. Hơn nữa, có nhiều loại máy scan mới, hiện đại có thêm các tính năng vượt trội như quét qua các ứng dụng thứ ba, hay chia sẻ tài liệu được quét qua công cụ đám mây, qua gmail. Vậy nên, người dùng scan có thể sử dụng dễ dàng để truy cập dữ liệu, thông tin ở bất kỳ đâu mà không cần đến văn phòng, cố định ở một nơi.

2. 04 cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone

2.1. Sử dụng Ghi chú để scan tài liệu trực tiếp trên iPhone

Chỉ với ứng dụng “Ghi chú” mặc định, bạn có thể scan văn bản bằng iPhone mà không cần tải thêm bất kỳ phần mềm bên thứ ba nào. Vậy cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone qua “Ghi chú” được thực hiện như thế nào?

  • Đầu tiên, bạn hãy tạo cho mình một ghi chú mới. Sau đó nhấp vào biểu tượng máy ảnh trên thanh công cụ và chọn lệnh “Quét tài liệu”
  • Bạn sẽ được đưa thẳng tới màn hình của camera. Lúc này, việc bạn cần làm chỉ đơn giản là đưa điện thoại thẳng vào văn bản bạn muốn quét.
  • Văn bản cần quét sẽ được thiết bị tự động nhận dạng trong vùng màu vàng. Đôi khi, nếu bạn đã giữ thiết bị chắc chắn, iPhone của bạn sẽ tự động ghi lại và hình ảnh được quét sẽ xuất hiện ở góc dưới bên trái. Tuy nhiên, nếu máy ảnh không tự động chụp ảnh, hãy nhấn nút “chụp”.
  • Bạn có thể căn chỉnh lại các góc chụp cho đến khi phù hợp. Sau khi bấm “Lưu”, văn bản đã quét sẽ được đưa vào “Ghi chú” đang viết đã được tạo mới lúc ban đầu. Bây giờ, chúng ta có thể tiến hành quá trình xuất “File”.
  • Để văn bản được scan từ “Ghi chú” có thể xuất thành “File”, hãy nhấp vào biểu tượng chia sẻ ở góc trên cùng bên phải màn hình. Sau đó, hãy chọn “Lưu vào Tệp”. Bạn có thể tìm thấy tập “File PDF” trong ứng dụng “Tệp” trên điện thoại của mình. Từ đây, bạn có thể chia sẻ tệp với các ứng dụng khác hoặc tải chúng lên Drive / iCloud.

2.2. Scan tài liệu trực tiếp trong ứng dụng Files (Tệp)

Ứng dụng “Files” trên iPhone / iPad ngoài chức năng quản lý tập tin trên thiết bị còn có chức năng quét tài liệu, quét nội dung giấy để chuyển thành văn bản bằng cách tải lên Google Drive và mở trong Docs. Hiện tại, nhiều ứng dụng quét tài liệu đã có sẵn nhiều tùy chọn để bạn lựa chọn. Và với iPhone, chúng ta có thể bắt đầu sử dụng ngay tính năng này trong ứng dụng “Files”. Sau khi bạn chụp ảnh tài liệu, có nhiều tùy chọn để tải nó lên các ứng dụng khác. Dưới đây, ATALINK xin hướng dẫn bạn cách quét tài liệu trên iPhone nhanh chóng.

  • Bước 1: Mở ứng dụng “Files (Tệp)” trên iPhone, sau đó nhấp vào biểu tượng dấu 3 chấm và chọn chức năng “Quét tài liệu”. Thao tác này sẽ xuất hiện giao diện chụp ảnh. Theo mặc định, tính năng tệp tự động quét ảnh khi phát hiện chữ viết tay. Nếu bạn muốn tắt tính năng tự động, hãy nhấp vào “Tự động” để chuyển sang chế độ “Thủ công”.
  • Bước 2: Bạn cũng có thể bấm vào biểu tượng 3 vòng tròn để thay đổi màu sắc của bức ảnh. Sau đó bấm vào biểu tượng ở trung tâm để chụp ảnh rồi bấm vào nút “Lưu” ở góc dưới. Bây giờ bạn sẽ được yêu cầu lưu ảnh vào một phần nào đó của ứng dụng “Tệp”. Sau đó, nhấp vào “Lưu” để lưu hình ảnh.
  • Bước 3: Mở lại ứng dụng “Tệp” và nhấn vào ảnh bạn vừa chụp. Sau đó ở góc dưới bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng chia sẻ. Chọn ứng dụng Google Drive trên thiết bị của bạn để tải lên ứng dụng. Nhấn vào “Tải lên” để tải ảnh bạn đã chụp.
  • Bước 4: Truy cập vào Google Drive trên máy tính. Sau đó click chuột phải vào hình chọn “Open With” rồi đến Google Docs. Ngay sau đó bạn sẽ thấy nội dung của tài liệu được quét từ ảnh chụp trên iPhone.
 scan tài liệu bằng điện thoại
HP ScanJet Enterprise Flow 5000 s5

(Nguồn: https://www.hp.com/)

2.3. Scan tài liệu bằng tính năng Live Text (iOS 15)

Trong sự kiện WWDC 2021 vừa qua, tính năng “Live Text” trên iOS 15 đã được Apple giới thiệu chính thức đến người dùng. Nó có thể nhận diện nhanh: số điện thoại, mật khẩu WiFi, văn bản từ hình ảnh, các loại cây và hoa, địa danh nổi tiếng, công thức viết tay, giống vật nuôi và thậm chí là tìm sách. Sau đây, ATALINK xin chia sẻ cách scan tài liệu trên điện thoại iPhone bằng tính năng “Live Text”:

  • Đầu tiên, bạn vào “Cài đặt” -> “Camera” và bật tính năng “Văn bản trực tiếp” lên
  • Mở “Máy ảnh” lên và hướng camera đến văn bản bạn muốn scan. Tiếp theo, ở góc dưới bên phải hãy nhấn biểu tượng “Live Text”. iPhone sẽ tự động cắt văn bản và cho bạn các chức năng như “Chọn tất cả”, “Sao chép”, “Tra cứu”, “Dịch”,…
  • Để chọn từng văn bản riêng, bạn có thể vuốt chọn. Tính năng trên iOS 15 còn hỗ trợ “Dịch”, bạn có thể dịch nhanh các văn bản. Ngoài ra, scan trên iOS 15 còn có các chức năng như: “Thay đổi ngôn ngữ”, “Copy Translation”, mở trong ứng dụng “Translate”,…
  • Bạn có thể quét trực tiếp trong thư viện ảnh hoặc trên hình ảnh bên ngoài với nhiều nội dung khác nhau rất hữu ích.

Nhìn chung, scan tài liệu bằng tính năng “Live Text” (iOS 15) hoạt động rất mượt mà và mang tính thực tế rất cao. Nó giúp ích nhiều cho những doanh nghiệp làm việc thường xuyên di chuyển tới nhiều địa điểm khác nhau.

2.4. Scan tài liệu bằng ứng dụng khác

2.4.1. Scan tài liệu bằng Microsoft Lens

Microsoft Lens (trước đây được gọi là “Office Lens”) là một cách tuyệt vời để nắm bắt thông tin từ: danh thiếp, tài liệu, biên nhận, bảng trắng, menu, ghi chú viết tay, dấu hiệu hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn nhập nhưng bạn không thể tự nhập. Nhờ Microsoft Lens mà bạn không cần phải ghi lại bất kỳ ghi chú nào bằng tay hoặc lo lắng về bất cứ điều gì bị đặt sai chỗ.

  • Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn nội dung cần chụp

Bạn có thể chọn một chế độ chụp ngay sau khi bạn mở Microsoft Lens. Để chọn tài liệu, bảng trắng, danh thiếp hoặc ảnh, hãy trượt nhanh sang phải hoặc sang gần phía dưới cùng của màn hình.

  • Bước 2: Tiến hành chụp ảnh

Sau khi chọn chế độ chụp ở bước 1, bạn có thể sử dụng camera để chụp ảnh mới hoặc nhập ảnh hiện có từ thiết bị của mình. Để chụp ảnh bằng iPhone hoặc iPad, hãy hướng máy ảnh vào đối tượng bạn muốn chụp và đảm bảo rằng khung màu cam trên máy ảnh sẽ làm rõ mục bạn muốn chụp. Đèn flash của máy ảnh được đặt để tự động tắt (nếu cần). Nhưng bạn có thể thay đổi cài đặt này bằng cách nhấp vào biểu tượng tia chớp ở góc trên bên phải của cửa sổ chụp. Hãy gõ nhẹ vào nút camera tròn ở phía dưới cùng của màn hình khi bạn đã sẵn sàng chụp ảnh.

  • Bước 3: Hãy xem lại và chỉnh sửa

Microsoft Lens cho phép bạn chỉnh sửa hình ảnh đã chụp trước khi lưu để chúng chính xác như bạn muốn. Bạn có thể điều chỉnh đường viền của ảnh sau khi chụp hoặc chụp nhiều ảnh và sửa chúng sau.

  • Bước 4: Thực hiện lưu và chia sẻ

Nếu ảnh của bạn được chụp ở chế độ bảng trắng, tài liệu hoặc ảnh, bạn có thể lưu ảnh vào thư viện ảnh trên iPhone hoặc iPad của mình. Bạn cũng có thể lưu nó vào OneDrive, Microsoft OneNote, Word hoặc PowerPoint hoặc lưu hình ảnh dưới dạng tệp PDF (định dạng tài liệu di động). Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi hình ảnh thông qua ứng dụng thư trong iOS và iPadOS hoặc Microsoft Outlook.

2.4.2. Scan tài liệu bằng ứng dụng Camscanner

ATALINK sẽ hướng dẫn cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone với ứng dụng Camscanner qua các bước sau:

  • Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở ứng dụng CamScanner và ở góc phải màn hình, chọn vào biểu tượng máy ảnh để bắt đầu scan ảnh và tài liệu.
  • Bước 2: Có 3 dạng scan hiển thị trên màn hình scan, bạn có thể chọn vào từng loại tùy theo nhu cầu sử dụng.
    • Docs: Tính năng scan văn bản
    • ID Card: Scan cmnd, giấy tờ, hộ chiếu
    • ID Photo: Scan hình ảnh
    • Book: Dùng để scan vở, sách, văn bản
    • QR Code: Dùng để xem thông tin được chứa trong mã QR 
  • Bước 3: Chỉnh sửa văn bản scan
    • Sau khi thực hiện scan xong, với cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone với ứng dụng Camscanner thì bản scan sẽ chuyển sang tự động chỉnh sửa chu vi. Ứng dụng sẽ loại bỏ phần dư thừa, tự động căn chỉnh lề và giúp bản scan không bị méo mó. Để bức ảnh scan trở nên chuẩn hơn theo ý mình, bạn cũng có thể tự điều chỉnh chu vi bản scan.
    • Để làm cho tài liệu dễ đọc hơn, ứng dụng cũng cung cấp cho người dùng nhiều bộ lọc. Bên cạnh đó, bạn có thể điều chỉnh độ tương phản, độ sắc nét và độ sáng của ảnh như một phần mềm chỉnh sửa chuyên nghiệp.
  • Bước 4: Bạn chọn vào Save để lưu lại sau khi chỉnh sửa xong

Ngoài tính năng scan ảnh nhanh chóng và đơn giản thì CamScanner còn cho phép người dùng chuyển tài liệu thành file JPG, PDF, Word, Exel để dễ dàng chia sẻ, in ấn hơn.

3. Một số mẹo để scan tài liệu bằng điện thoại iPhone rõ nét

Để thực hiện các cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone cho ra bản scan đẹp mắt và rõ nét thì cần lưu ý một số mẹo sau đây:

  • Hãy đảm bảo rằng bản gốc của bạn vẫn còn sử dụng được, màu mực in ra sắc nét, không bị nhăn và sạch sẽ tạo nên một bản scan chất lượng cao. Các nếp gấp cần phải được làm thẳng để không ảnh hưởng đến quá trình scan văn bản và hình ảnh.
  • Đặt tài liệu tại những mặt phẳng, ngay ngắn, ví dụ như trên mặt bàn
  • Camera điện thoại hướng vuông góc với tài liệu
  • Cố gắng giữ yên máy khi chụp, không bị rung để tránh bị nhòe, mờ ảnh
  • Nếu tài liệu có phần văn bản chữ bị mờ hoặc quá nhỏ thì nên chia tài liệu ra để chụp thành nhiều lần
 scan tài liệu bằng điện thoại
Máy scan Epson Perfection V370 Photo

(Nguồn: https://www.epson.com.vn/)

4. Tổng kết

Bài viết trên đây là những chia sẻ chi tiết về cách scan tài liệu bằng điện thoại iPhone đơn giản và dễ thực hiện. ATALINK mong rằng sau bài chia sẻ này, Quý doanh nghiệp sẽ biết thêm cách sử dụng các chức năng của iPhonevà bỏ túi một vài mẹo hay để scan tài liệu đẹp mắt hơn.

Một trong những cách để kéo dài tuổi thọ máy scan chính là mua và sử dụng các thiết bị có thương hiệu uy tín và đạt chuẩn chất lượng. Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK sẽ là địa chỉ mua hàng đáng tin cậy cho quý doanh nghiệp lựa chọn. Đến với ATALINK, Quý doanh nghiệp sẽ có nhiều sự lựa chọn từ thương hiệu máy scan, đa dạng mẫu mã cho đến phân khúc giá. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho Quý doanh nghiệp những trải nghiệm mua sắm tốt nhất. 

Sàn thương mại điện tử B2B ATALINK cũng là lựa chọn hoàn hảo đối với những doanh nghiệp đang hoặc có ý định kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị văn phòng với:

  • Có cơ hội chốt đơn hàng nhanh chóng qua việc chào hàng trực tiếp đến hơn 10.000+ doanh nghiệp khách hàng mục tiêu
  • Gian hàng dành riêng cho doanh nghiệp cùng cơ hội được quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến khách hàng mục tiêu
  • Giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí truyền thông, bán hàng
  • Tham gia không giới hạn các chương trình ATALINK tổ chức để bùng nổ doanh số, gia tăng doanh thu và lợi nhuận

Hãy chọn ATALINK là người bạn đồng hành và là nơi mua sắm tin cậy để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Chắc chắn ATALINK sẽ không làm Quý doanh nghiệp thất vọng!

Đánh giá bài viết này
0 / 5

Your page rank:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
MẠNG XÃ HỘI
499Lượt thíchThích
196Người theo dõiĐăng Ký
- Advertisment -
Bài viết phổ biến
NHÀ CUNG CẤP